Заголовок тимчасово відсутній

Для списання фактично використаних ПММ доцільно використовувати подорожні листи. На сьогодні їх наявність у водія не обов’язкова, але для коректного відображення господарських операцій в обліку, контролю роботи водіїв та витрат на ПММ без цього первинного документа важко обійтися. Законодавчо встановленої форми подорожнього листа також немає. Та це не заважає розробити на підприємстві власну. Головне, щоб у цьому документі були всі обов’язкові реквізити первинних документів, передбачені в частині другій ст. 9 Закону № 996-XIV та п. 2.7 Положення № 88.
У зв’язку з відрядженням рекомендуємо в подорожньому листі детально описувати маршрут легкового автомобіля. Він буде підтвердженням витрат ПММ, залежно від кілометражу (показників спідометру) та встановлених норм витрат ПММ (залежно від виду авто). Зрозуміло, що у «старій» типовій формі подорожнього листа місця для повного зазначення маршруту немає. Тож підприємству варто розробити власний зразок подорожнього листа, який уможливить зазначення маршруту.
Подорожні листи є основним документом, що може підтвердити поїздку ТЗ у службових цілях і, як наслідок, списання ПММ на госпдіяльність підприємства. Адже згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ слід нарахувати ПЗ з ПДВ на суми ПК з ПДВ при придбанні ПММ, якщо не буде доведено, що ПММ використовуються в операціях, які є госпдіяльністю підприємства.
Тому для доведення зв'язку витрат ПММ з госпдіяльністю підприємства доцільно саме в подорожніх листах коротко зазначати, куди і з якою метою рухався автомобіль (наприклад, поїздки по місту чи з міста А до міста Б; з метою відрядження або для вирішення виробничих питань, для зустрічі з потенційними клієнтами, для виконання цивільно-правової дії за дорученням керівника, вантажоперевезення тощо).

Оформлювати подорожній лист можна раз на місяць, але місячний подорожній лист однаково має фіксувати щоденні витрати ПММ. Вартості пального в подорожньому листі зазначати не потрібно. Наразі законодавство не вимагає від установ оформляти подорожні листи щодня. Тобто установи мають право їх складати раз на тиждень або й раз на місяць. Але місячний подорожній лист однаково має фіксувати щоденні витрати ПММ. Якщо ви обираєте такий варіант оформлення подорожнього листа, то варто пам’ятати, що просто зазначити показники спідометра на початок/кінець тижня/місяця і вивести загальний пробіг за тиждень/місяць та загальні витрати палива буде неправильно. Принаймні при такому підході варто бути готовим сперечатися з податківцями за підтвердження витрат ПММ.
Такий подорожній лист, вважаємо, повинен усе одно заповнюватися щодня, і в ньому слід відображати щоденні показники спідометра (при виїзді та поверненні), щоденний маршрут, пробіг автомобіля за день, витрату пального за день.
Однак при направленні водія у відрядження на кілька днів реалізувати цей варіант не вдасться з об’єктивних причин. Кількаденне службове відрядження водія на автомобілі слід оформляти одним подорожнім листом на всю поїздку. При цьому, на нашу думку, відображати щоденний кілометраж і розраховувати щоденні витрати пального у подорожніх листах, виписаних на кількаденне відрядження, не потрібно. Адже для водія така поїздка вважається одним виробничим завданням і на окремі дні не ділиться.
Тож у подорожньому листі треба записати:
— фактичні витрати пального як суму залишку пального перед початком відрядження та виданого пального мінус залишок пального при поверненні автомобіля до початкового пункту;
— загальний пробіг як різницю між показаннями спідометра при поверненні автомобіля та перед його виїздом у відрядження.Нормативні витрати пального визначають виходячи із загального пробігу автомобіля протягом усього відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!