Заголовок тимчасово відсутній

Відповідно до ст.5 Закону № 851 «електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа». Згідно зі ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Електронний підпис повинен уможливлювати ідентифікацію особи, яка його застосовує, а також ідентифікацію її посади, якщо електронний підпис така особа отримала як представник юридичної особи.

Згідно з ч.2. ст.9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

«Посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» – це два різних реквізити первинного документа, незалежно від того, в якій формі він складений: письмовій чи електронній.

Відсутність в первинному документі такого реквізиту як «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» є недоліком такого документу, який цілком може призвести до конфлікту з контролюючим органом.

Підписувати первинний документ має право тільки особа, уповноважена здійснювати дану операцію (п. 2.5 Положення№ 88). За загальним правилом відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства ( ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік ). При цьому п. 2.13 Положення № 88 дозволяє керівнику затвердити по підприємству перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції.

Пункт 2.13 Наказу Мінфіну № 88: “Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.” Законодавець чітко закріпив, що ТІЛЬКИ уповноважена особа має право отримувати товари/продукти, які поставляє продавець/постачальник, і ТІЛЬКИ уповноважена особа має право підпису на видатковій накладній.

Тому, у вашому випадку, підписувати видаткові накладні має право або директор (у такому випадку відповідальний за здійснення господарської операції буде зазначений саме директор), або особисто відповідальна особа за здійснення господарської операції (у такому випадку має стояти підпис саме відповідальної особи)

Раді допомогти, звертайтесь ще!