Заголовок тимчасово відсутній

Цільове використання службових автомобілів можна визначити в наказі про облікову політику. Використання службового автомобіля в робочих цілях означає, що працівник експлуатує його з метою виконання трудових обов'язків. Як правило, функції персоналу регулюються трудовими договорами, посадовими інструкціями, специфікою виду діяльності підприємства.

Що ж стосується використання службового автомобіля в неслужбових цілях, то мається на увазі, що співробітник їздить на службовому автомобілі у приватних справах, які не пов'язані з його трудовими функціями.

На підприємстві доцільно оформляти дорожні листи службового легкового автомобіля. В такому дорожньому листі можна чітко розмежувати роботу автомобіля в робочий і неробочий час.

Якщо особа вже передала майно у користування, то протягом всього періоду надання майна у користування, сам орендодавець не має користуватися таким майном для власних цілей.

Можна договором оренди все-таки передбачити можливість користування авто лише з 9:00 до 18:00 у будні, втім такі договори не поширені на практиці, адже доволі громіздкий документооборот.

Якщо у договорі обумовити, що авто передається в оренду на день з 9:00 до 18:00 у будні, то виходить, що кожного ранку та ввечері слід оформлювати акти приймання-передачі авто. Більше того, кожного дня слід оформлювати новий договір оренди, адже при повернені авто попередній договір оренди припиняється.

Деякі юристи вважають, що можна зменшити такий документооборот, трансформувавши складання щоденних актів приймання-передачі в ведення єдиного документа - Журнал обліку передачі та повернення об’єкту оренди. Та окремо прописавши у договорі строк оренди та строк дії договору.

Тобто, за бажанням сторони можуть трансформувати щоденні договори оренди авто в єдиний один договір оренди, який міститиме домовленість сторін про користування ТЗ протягом певного періоду в часі (наприклад, протягом місяця/кварталу/півроку/року) на умовах щоденного примайння-передачі ТЗ в оренду з 9:00 до 18:00 у будні.

А що стосується складання актів, то у договорі прописати, що керуючись ст. 627 ЦКУ про свободу договору з метою уникнення великого обсягу документообороту факт щоденної передачі та повернення ТЗ фіксуватиметься в єдиному документі – наприклад, Журналі обліку передачі та повернення об’єкта оренди, який вестиметься протягом певного періоду (наприклад, місяця) або й протягом всього строку дії договору. Оскільки такий Журнал за своєї суттю й є актом приймання-передачі, то його слід вести у двох примірниках, а форму самого Журналу бажано закріпити в додатку до договору оренди.

Попереджаємо, що такі договори не є поширеними на практиці, а тому викликають багато питань у перевіряючих. Немає й судової практики при їх використанні.

Оскільки в неробочий час автомобіль перебуває у користуванні орендаря, що призводить до зміни показників спідометра та залишків палива в баку, то підприємству доведеться вести окремий облік пробігу та палива автомобіля в робочий та в неробочий час.

Подорожні листи слід оформляти щодня та зазначати в них показники спідометра на початок та на кінець щоденної роботи автомобіля, а залишки палива на кінець робочого дня визначати без урахування залишку палива, що було заправлене орендарем за власний кошт. Для цього потрібно буде вести окремий облік надходження та витрат такого палива, щоб виокремити той залишок, що належить підприємству. Для цього орендар повинен буде надавати касові чеки або інші документи, що свідчать про заправку автомобіля власним паливом, яке потрібно буде списувати залежно від пробігу автомобіля в неробочий час.

Паливо, що було заправлене в автомобіль за рахунок підприємства, списується в залежності від пробігу автомобіля протягом робочого часу.

Контролювати відповідність показників спідомера на кінець робочого дня (що зазначено у подорожньому листі за цей день) та на початок наступного робочого дня (у наступному подорожньому листі) при цьому не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!