Заголовок тимчасово відсутній

Насамперед потрібні на момент прийняття штатний розпис, заява працівника про прийняття на роботу, наказ роботодавця про прийняття на роботу, трудовий договір.

Якщо ФОП стає роботодавцем, у нього виникає зобовʼязання вести кадровий облік. Кадровий облік, а також кадрові документи у ФОП – роботодавця не залежать від того перебуває такий ФОП на ЄП чи на ЗС. І такі кадрові документи, а також звітність по найманих працівниках є однаковою для ФОП на ЗС, та ФОП на ЄП. Тому, ФОП на ЗС повинен мати такі кадрові документи:

1). Насамперед це трудовий договір, який укладається між роботодавцем та найманим працівником. Стаття 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141 передбачає для ФОПів обов’язкову письмову форму трудового договору. Однак на період воєнного стану трудовий договір можна укладати в усній формі (Закону № 2136).

2). Штатний розпис не є обов’язковим для приватного підприємця, адже нерегламентований жодним нормативним забезпеченням. Але Мінсоцполітики рекомендує такий документ все ж мати. Саме в цьому документі регламентується склад посад і професій, їхня назва на відповідність класифікатору, штатні одиниці та посадові оклади.

3). До початку роботи роботодавець зобов’язаний ознайомити своїх працівників із правилами внутрішнього трудового розпорядку (правила ВТР), а отже це ще один документ, який обов’язково має бути у роботодавця. Це пряма норма статті 29 КЗпП. Саме ця стаття КЗпП зобов’язує роботодавця ознайомити працівників з колом функціональних обов’язків, тобто з тою роботою, яку працівник буде виконувати на займаній посаді. Саме це ознайомлення відбувається через посадові або робочі інструкції, які складаються для працівників усіх посад зазначених у штатному розписі відповідно до Державного класифікатора характеристик професій та посад, Наказ №336.

4). Трудові книжки. Тут відбулися зміни з 10 червня 2021 року. Приймаючи працівника на роботу він має право надавати роботодвцю трудову книжку паперову або витяг з електронного реєстру. Відповідно вносити записи чи ні вирішує сам працівник. Якщо є його бажання, то записи про прийняття, переведення, звільнення ФОП має йому вносити до паперової трудової книжки, яку ві надав для ознайомлення. Тобто має бути заява. Немає заяви на внесення записів, відповідно не вносяться і записи. ФОП віддає працівникам трудові книжки назад, подивившись їх при прийнятті, ФОП не зберігає в себе такі трудові книжки. А тому у роботодавця – ФОП ніколи не буде виникати необхідність сканувати копії документів про трудову діяльність. Окрема новація, на яку треба звертати увагу з 10 червня, при звільненні працівника ФОП – роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати такому працівнику копію наказу про звільнення. Зверніть увагу, не другий примірник, не витяг, а копію наказу про звільнення, відповідно завірена копія «з оригіналом звірено», підписом і підпис працівника. Невидача такого документу може призвести до виплати середнього заробітку.

5). Накази з особового складу або кадрових питань обов’язково мають бути у підприємця – роботодавця. А отже наказ про прийняття на роботу, про надання відпустки, про припинення трудового договору, це можуть бути встановленої форми документи, тобто наказ № 489 або можуть бути накази довільної форми.

6). Особовий документ це картка № П-2. Особова картка № П-2, яка має вестися для всіх працівників і ФОП не є виключенням. Але якщо з 10 червня 2021 року ФОП не буде заносити записи по працівниках в трудову книжку (прийняття, переведення, звільнення), відповідно ФОП не буде заповнювати розділ картки №П-2.

7). Облік робочого часу. Це є обов’язкова функція роботодавця. Це передбачено статтею 30 Закону про оплату праці, а отже ФОП – роботодавець зобов’язаний вести табель обліку робочого часу по всіх працівниках, з якими укладено трудовий договір по основному місцю роботи, за сумісництвом, в обов’язковому порядку.

8) Черговість надання відпусток визначається графіками. Це передбачено статтею 79 КЗпП. А отже якщо у підприємця є наймані працівники, навіть невеличка кількість, графік відпусток має бути обов’язково. Згідно статті 10 Закону про відпустки, не пізніше як за 2 тижні до встановленого графіком терміну, ФОП маєте обов’язково письмово повідомити працівника про відпустку.

Ознайомитись з кадровими документами ФОП Ви можете за посиланням https://7eminar.ua/events/2202/3153 або https://7eminar.ua/events/1991/2568

Щодо подання звітності, то ФОП – роботодавець (ФОП на ЄП та ФОП на ЗС) подає Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) фізособам, і сум утриманого з них податку та ЄСВ за формою F0500109. Такий розрахунок подається за кожен звітний квартал і у ньому відображається нарахування, виплата доходу та суми утриманого ПДФО, ВЗ та ЄСВ з заробітної плати та інших виплат працівників такого ФОП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!