Кадрові документи ФОПа – роботодавця

ФОП – роботодавець, як оформити працівника на роботу? Напишіть у коментарях.

Які кадрові документи повинен мати приватний підприємець – роботодавець? Насамперед це трудовий договір, який укладається між роботодавцем та найманим працівником. Стаття 24 КЗпП передбачає для ФОПів обов’язкову письмову форму трудового договору.

Штатний розпис не є обов’язковим для приватного підприємця, адже нерегламентований жодним нормативним забезпеченням. Але Мінсоцполітики рекомендує такий документ все ж мати. Саме в цьому документі регламентується склад посад і професій, їхня назва на відповідність класифікатору, штатні одиниці та посадові оклади.

До початку роботи роботодавець зобов’язаний ознайомити своїх працівників із правилами внутрішнього трудового розпорядку, а отже це ще один документ, який обов’язково має бути у роботодавця. Це пряма норма статті 29 КЗпП. До речі, саме ця стаття КЗпП зобов’язує роботодавця ознайомити працівників з колом функціональних обов’язків, тобто з тою роботою, яку працівник буде виконувати на займаній посаді. Саме це ознайомлення відбувається через посадові або робочі інструкції, які складаються для працівників усіх посад зазначених у штатному розписі відповідно до Державного класифікатора характеристик професій та посад, Наказ №336.

Трудові книжки. Тут відбулися зміни з 10 червня поточного року, а отже будьте уважні, приймаючи працівника на роботу він має право надавати вам трудову книжку паперову або витяг з електронного реєстру. Відповідно вносити записи чи ні вирішує сам працівник. Якщо є його бажання, то записи про прийняття, переведення, звільнення ви маєте йому вносити до паперової трудової книжки, яку він вам надав для ознайомлення. Тобто має бути заява. Немає заяви на внесення записів, відповідно не вносяться і записи. Зверніть увагу, що працівникам, оскільки й раніше, ФОП надає трудові книжки, подивившись їх при прийнятті, на зберігання. А тому у роботодавця – ФОП ніколи не буде виникати необхідність сканувати копії документів про трудову діяльність. Окрема новація, на яку треба звертати увагу з 10 червня, при звільненні працівника ФОП – роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати такому працівнику копію наказу про звільнення. Зверніть увагу, не другий примірник, не витяг, а копію наказу про звільнення, відповідно завірена копія «з оригіналом звірено», підписом і підпис працівника. Невидача такого документу може призвести до виплати середнього заробітку.

Накази з особового складу або кадрових питань обов’язково мають бути у підприємця – роботодавця. А отже наказ про прийняття на роботу, про надання відпустки, про припинення трудового договору, це можуть бути встановленої форми документи, тобто наказ №489 або можуть бути накази довільної форми.

Особовий документ це картка №П-2. Особова картка №П-2, яка має вестися всіх працівників і ФОП не є виключенням. Але зверніть увагу, якщо ви не будете з 10 червня заносити записи по працівниках в трудову книжку (прийняття, переведення, звільнення), відповідно ви не будете заповнювати розділ картки №П-2.

Особова справа. Тут роботодавець буде самостійно вирішувати чи вести підприємцю таку особову справу по працівниках, накопичувати копії документів, які необхідні при прийнятті на роботу, які надаються під час підтвердження пільгових референцій, автобіографія, актуалізація даних. Чи будете ви вести це в особовій справі чи ні, для ФОПа це є документ абсолютно добровільний.

Облік робочого часу. Це є обов’язкова функція роботодавця. Це передбачено статтею 30 Закону про оплату праці, а отже ФОП – роботодавець зобов’язаний вести табель обліку робочого часу по всіх працівниках, з якими укладено трудовий договір по основному місцю роботи, за сумісництвом, в обов’язковому порядку.

Черговість надання відпусток визначається графіками. Це передбачено статтею 79 КЗпП. А отже якщо у підприємця є наймані працівники, навіть невеличка кількість, графік відпусток має бути обов’язково. І принаймні не забувайте про вимогу статті 10 Закону про відпустки, а саме не пізніше як за 2 тижні до встановленого графіком терміну, ви маєте обов’язково письмово повідомити про це працівникам.

***