Заголовок тимчасово відсутній

Документальне оформлення Наказ. Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів підприємства приймає його керівник. Відповідно має бути оформлений наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає. Отже, його складають у довільній формі, відповідно до загальних правил діловодства.

В наказі потрібно зазначити:

1. розпорядження працівникові відділу кадрів (або іншій уповноваженій особі) скласти перелік працівників, які мають дітей. Такі переліки формуються на підставі даних працівників та інформації про наявність у них дітей. Як правило, про наявність дітей у відділі кадрів дізнаються із наданих працівниками копій свідоцтв про народження дитини (або інших документів, які підтверджують опіку, всиновлення тощо). Хто із працівників не надав таких документів, – ще є час (визначений у наказі) це зробити. При цьому обмеження щодо віку або кількості таких дітей роботодавець може встановити самостійно – адже закон не встановлює обов’язку роздавати новорічні подарунки, тож кому роздати подарунки, кожен роботодавець вирішує сам. Проте під дитиною чинне законодавство розуміє фізособу до 18 років, тому варто орієнтуватися на цей вік, не перевищуючи його;
2. що дарувати працівникам, також вирішує керівник. Традиційно під новорічними подарунками маються на увазі набори, складені із солодощів. Проте дехто може вирішити подарувати іграшки, книжки тощо. Тож після того, як буде відомо про кількість дітей, треба буде або придбати вже готові новорічні набори, або придбати те, з чого подарункові набори можна буде створити самостійно. У наказі зазвичай встановлюється і вартість кожного подарунка. Вона вплине на заплановану загальну суму витрат;
3. встановлюються особи, які відповідатимуть за закупівлю (формування) подарунків, а також за їх роздачу працівникам. А також строки, протягом яких цей наказ треба виконати.
Наказ доводять до відома працівників та посадових осіб, які мають його виконати.

Перелік працівників, які мають дітей

Для визначення потрібної кількості подарунків можна скласти перелік працівників, які мають дітей.

А ось видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю, адже отримання подарунка треба підтвердити підписами працівників.

Ці документи містять дуже схожу інформацію, тому часто оформлюється лише відомість.

Звісно, наразі такі подарунки фізично можна дарувати лише тим працівникам, які працюють на своїх робочих місцях, та тим, які хоча й працюють дистанційно, але не перебувають за межами України. На жаль, тих працівників, які не зможуть забрати подарунок, включати до відомості немає сенсу.

Типової форми таких відомостей немає. Тому застосовується довільна форма. Але така відомість є первинним документом, а тому повинна містити усі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.

Тож у відомостях на роздачу подарунків потрібно зазначити:

назву роботодавця, який склав цю відомість;
дату її складання (та дату/період видачі подарунків);
П.І.Б. працівників та кількість подарунків, які вони отримали;
підписи працівників, які отримали подарунки;
посади, П.І.Б. та підписи тих осіб, які склали цю відомість та підтверджують результати видачі.
Ця відомість буде підставою для списання подарунків та визнання витрат на їх придбання (створення).

У 2023 році вартість подарунка дітям працівників у розмірі 1675 грн не оподатковується ПДФО та військовим збором. Якщо подарунок коштує більше, то суму перевищення доведеться оподатковувати ПДФО та військовим збором. https://rv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/734723.html#:

Раді допомогти, звертайтесь ще!