Заголовок тимчасово відсутній

До 21.06.2026 року.

Законодавство НЕ ЗОБОВ’ЯЗУЄ РОБОТОДАВЦЯ СКАНУВАТИ і передавати відомості про трудову діяльність працівника до моменту звільнення (йде мова як про паперову трудову книжку, так і додаткові документи, які впливають на стаж (військовий квиток, диплом тощо).
Скани трудових книжок/додаткові документи, що містять відомості про трудову діяльність, подає або роботодавець, або сам працівник (п. 3 Порядку № 11-1, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text).
Законодавці не визначили чіткого обов’язку щодо подання відомостей, а лише передбачили право подання інформації до ПФУ. Тож далі — кілька можливих ситуацій та наші пропозиції щодо їхнього вирішення.

Ситуація 1. Працівника прийнято до 10.06.2021 р., і він продовжує працювати.
Якщо особа працюватиме на підприємстві 6 років, що відлічуватимуться з 10.06.2021 р., то подати відомості до ПФУ із цієї ТК зобов’язаний саме роботодавець.
Після подання відомостей (та їхнього прийняття ПФУ) роботодавцеві, на наше переконання, слід видати працівникові його ТД. Підтверджує це абз. 2 п. 2 р. ІІ Закону № 1217, у якому закарбовано: після завершення цих робіт наявні ТК видаються працівникам особисто під підпис. А в абз. 1 мовиться про включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників. Тобто після того, як відомості з ТК прийняв ПФУ і включив їх до реєстру застрахованих осіб, ТК можна сміливо віддавати працівникові.
Під час видачі ТК працівникові в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (ф. № П-10) в графі 12 “Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні”, на наше переконання слід зробити посилання на Закон України від 05.02.2021 р. № 1217 і отримати підпис працівника в графі 13 Книги. Також може бути посилання на відповідний наказ, яким кадровик був би уповноважений оцифрувати ТК і подати дані до ПФУ.

Ситуація 2. Працівника прийнято до 10.06.2021 р., але він звільняється протягом 5 років.
У разі звільнення особи впродовж 5 років, що відлічуватимуться з 10.06.2021 р., подати ТК до ПФУ може роботодавець. Утім, він так само може видати працівникові під час звільнення належно оформлену ТК. І тоді подання відомостей до ПФУ стане проблемою самої фіз¬особи. Звісно, роботодавець перед звільненням може сформувати та подати необхідну інформацію до ПФУ.

Ситуація 3. Працівника прийнято на роботу після 10.06.2021 р.
У такому разі запис про прийом на роботу вносять до ТК виключно за бажанням працівника. До того ж сама ТК зберігається в працівника. Тож логічним є висновок, що оцифровувати ТК фізособі слід самостійно. Але роботодавець має право пристати на прохання працівника (який, скажімо, немає електронного підпису) та подати за нього відомості до ПФУ.

Ситуація 4. Працівник працює у ФОП.
Незалежно від того, коли працівника прийнято на роботу, ТК зберігається в нього. А отже, про оцифровування даних ТК радимо подбати саме працівникові, адже в роботодавця ТК не зберігається. Одначе не виключаємо, що деякі підприємці-роботодавці (які мають електронний підпис) згодяться подати до ПФУ ТК, завіривши її своїм підписом.

Ситуація 5. Фізособа є підприємцем.
Такі фізособи мають змогу подати відомості про свою трудову діяльність самостійно, як й інші застраховані особи. Вони також можуть подати інформацію про період підприємницької діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!