Заголовок тимчасово відсутній

Прямої відповіді чи алгоритму дій для бухгалтера на такий випадок, законодавство не містить.

Тим не менше, практика свідчить про те, що в цьому разі бухгалтеру варто отримати від співробітника, який користується службовим авто, пояснювальну записку, де той пояснить причини невідповідності даних.
Частіше за все, причиною цього є використання авто в позаробочий час у власних цілях працівника. Якщо це так, це очевидніше за все матиме такі наслідки:
- при перевірці, контролери можуть оскаржити (зняти) правомірність віднесення на витрати суми нарахованої амортизації на таке авто (у якій сумі (поденній, погодинній, чи за місяць) та як її порахують – питання відкрите, але ризик це є) і донарахують на цю суму податок на прибуток і штраф згідно зі ст.123 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2416);
- вартість спожитого пального за відповідний кілометраж, який працівник використав у власних цілях, є додатковим благом працівника, яке оподатковується ПДФО з натуркоефіцієнтом та ВЗ (пп.164.2.17 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627).
Тож це варто врахувати.
Оформити ці податкові наслідки до податкової перевірки підприємство може бухдовідкою.

Крім того, працівнику, який це скоїв, можна нагадати, що за підробку офіційного документа (внесення до подорожнього листа неправдивих відомостей) передбачена кримінальна відповідальність.
Службове підроблення – це складання, видача службовою особою завідомо неправдивих офіційних документів, внесення до офіційних документів завідомо неправдивих відомостей, інше підроблення офіційних документів.
Відповідальність за службове підроблення передбачена ст. 366 Кримінального кодексу України (http://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2341-14):
· штраф від двох тисяч до чотирьох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або обмеженням волі на строк до трьох років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років;
· ті самі діяння, якщо вони спричинили тяжкі наслідки, - караються позбавленням волі на строк від двох до п'яти років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років, зі штрафом від двохсот п’ятдесяти до семисот п’ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Раді допомогти, звертайтесь ще!