Заголовок тимчасово відсутній

Доброго дня, наше підприємство видало директору кошти під звіт на придбання товару, але він від свого імені через термінал ці кошти вніс на р/рахунок ФОП (не ПДВ) і на прізвище директора виписали накладну, як можна оприходувати цей товар та відзвітувати за кошти. Завчасно дякую.

Анастасія, консультант

експерт

14.06.2023 | 14:52

Очікує відповідь

Накладну мають виписати на реквізити ТОВ та вказати, що отримання через «ПІП директора». Адже він діяв як представник компанії, а не як фізична особа.

Авансовий звіт в даному випадку не складається якщо немає оподатковуваного доходу, із запитання припускаю, що його немає.

Тому потрібно скласти інший документ, який може бути аналогом авансовому звіту, але рекомендовано назвати по іншому. Новий граничний термін звітування теж потрібно передбачити у локальних документах, але не пізніше закінчення наступного місяця.

В обліку операцію показуємо через рахунок 3721 (розрахунки з підзвітними особами) та 20 (Запаси).

Зверніть увагу, що витрачання коштів працівником на користь роботодавця має бути в межах його трудової функції або дорученої йому роботи за складеним попередньо наказом (дана позиція податківців викладена у індивідуальній податковій консультації податківців від 21.03.2019 р. №1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, далі – ІПК № 1143). Це необхідно, щоб відшкодування йому коштів не вважалося для нього додатковим благом та не треба було утримувати ПДФО та військовий збір. Однак одного лише підписання авансового звіту з даною метою недостатньо – він не доводить наявність доручення придбати.

Пояснимо цю ситуацію детальніше:

• трудова функція – визначається посадовою інструкцією працівника. Наприклад, комірник за посадовою інструкцією може бути зобов’язаний здійснювати закупівлі певних ТМЦ для підприємства. У такому разі ніяких додаткових наказів не потрібно;

• доручення придбати – визначається наказом керівника. Наприклад, бухгалтер за посадовою інструкцією цього робити не зобов’язаний, тому треба скласти відповідний наказ. Не обов’язково його складати щоразу – можна здійснити це один раз і на декількох працівників, перерахувавши осіб, які мають придбавати певні ТМЦ, роботи/послуги для потреб офісу тощо й мають можливість оплачувати їх самостійно з подальшим відшкодуванням, якщо з якихось причин не отримали аванс. З формулюванням щодо придбання за власні кошти слід бути обережним – наказ скласти треба так, щоб у працівника був вибір (за власні кошти чи отримати аванс), так як роботодавець не може наказувати працівнику витрачати його власні кошти.

Увага: у наказі на придбання ТМЦ у працівника має бути вибір: або за підзвітні кошти, якщо працівник був забезпечений авансом, або за власні кошти, якщо з певних причин він авансу не отримав.

За виконане завдання з придбання ТМЦ, робіт/послуг для підприємства працівник звітує підтвердними документами. У такому разі отримання коштів не вважається додатковим благом і доходом працівника (ІПК № 1143, а також лист Мінфіну від 27.02.2019 р. № 11220-16-7/5907).

Раді допомогти, звертайтесь ще!