Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питань:
1. Чи достатнім доказом для виплати добових та віднесення їх на витрати підприємств, і не обкладання додатково податком на доходи фізичних осіб та військовим збором у зв'язку з визнанням таких сум як надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутих у встановлений строк, є наявність одного чи декількох таких документів:
- наказу про відрядження, в якому зазначено відомості щодо кількості днів перебування у відрядженні та місце куди направляється особа;
- фіскального або товарного чеку, в якому зазначені дата, час та область (місто), які збігаються з даними, зазначеним в наказі про відрядження;
- фото/відео з місця подій тощо;
- як будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні, передбачених пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).
2. Чи можуть електронні докази, такі як фото/відео з місця подій тощо, вважатися належними для підтвердження фактичного перебування особи у відрядженні за умови, що проведення зйомок працівниками товариства відбувається з урахуванням умов специфіки зйомки, наведених вище?
3. Які документи, на думку контролюючого органу, відносяться до будь-яких інших документів, передбачених пп. 170.9.1 ПКУ, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні за умови, що проведення зйомок працівниками товариства відбувається з урахуванням умов специфіки зйомки, наведених вище?
4. Які додаткові варіанти документальних доказів, на думку контролюючого органу, є належними для підтвердження фактичного перебування особи у відрядженні за умови, що проведення зйомок працівниками Платника податків відбувається з урахуванням умов специфіки зйомки, наведених вище?
Щодо першого – четвертого питань
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (п.п. 170.9.1 ПКУ).
До підтвердних документів належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Суми та склад витрат на відрядження, порядок звітування про використання коштів, виданих на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену пп. "а" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Фізична особа - відряджений працівник повинен підтвердити фактичну кількість днів перебування ним у відрядженні (незалежно від кількості днів перебування у відрядженні) шляхом надання документальних доказів, які перелічені у п.п 170.9.1 ПКУ та засвідчують вартість витрат.
Оскільки фото/відео з місця подій не засвідчують вартість витрат, понесених працівником під час відрядження, то такі докази не можуть бути враховані при визначені фактичної кількості днів перебування таким працівником у відрядженні.
У розумінні Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» відповідними розрахунковими документами, які підтверджують справжність здійснення розрахункових операцій можуть слугувати лише: фіскальні чеки РРО та/або ПРРО; розрахункові квитанції у випадку використання книг обліку розрахункових операцій; квитанції установ банків про здійснення оплати.
Відповідно до абзацу третього частини п'ятої ст. 8 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996) підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.
Одночасно повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності ( ч. 2 ст. 6 Закону №996).
Водночас з питання визначення документів, які можуть бути підтвердженням фактичного перебування працівника у відрядженні, доцільно звернутися до Мінфіну як центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку.
Джерело: Індивідуальна податкова консультація від 03.09.2024 №4318/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК