Виправлення помилок в Об'єднаній зарплатній звітності

Базові і єдині правила виправлення помилок в Д5 та в 4ДФ

Досвідчені бухгалтери завжди кажуть, що коригування помилок в Д5 та 4ДФ це справа елементарна, оскільки тут діє принцип «нулика-одинички» чи «виключення-включення».

Основне, що треба запам’ятати викладено в декількох тезах:

1. коригувати помилки у 4ДФ та Д5 можна через «Звітний новий», якщо не закінчився строк подання звіту за поточний квартал та через «Уточнюючий» – якщо виправляємося після звітної дати.
2. В коригувальних звітах  зазначаємо лише ті дані, які підлягають коригуванню: правильні дані сюди не дублюємо.
3. для того, щоб видалити неправильний запис в 4 ДФ у графі 10 ставимо «1», щоб додати правильний запис, – ставимо «0»;
4. для того, щоб видалити неправильний запис в Д5 у графі 20 ставимо «1», щоб додати правильний запис, – ставимо «0»;
5. порядок заповнення 4ДФ та Д5 з типом «Звітний новий» та «Уточнюючий» однаковий.
6. не передбачена можливість виправлення помилок у заголовній частині Податкового розрахунку та дотабличних частинах його додатків (лист ДПСУ від 18.03.2021 №3070/5/99-04-03-01)

Виправлення в 4ДФ

Як виправляти помилки пояснено у розд. V Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі – Порядок №4).

Якщо говоримо про коригувальні 4ДФ, то тут працює правило «співставлення з бухобліком» Тобто, якщо помилку виявили за звітний або минулі квартали та потрібно донарахувати чи то сторнувати суми доходу та / або ПДФО та ВЗ у поточному кварталі, то таке коригування відображається у 4ДФ типу «Звітний» за той місяць, у якому виправлено помилку та який припадає на звітний квартал.

По суті, у 4ДФ за квартали, що минули ще помилки немає, позаяк коригування доходу відбувається у поточному кварталі (місяці).

Під час виправлення помилок в 4 ДФ можна керуватися такими приписами:

Припис №1. Податковий розрахунок, сформований для виправлення помилок за звітний (податковий) та за попередній періоди, не має містити інших додатків, крім тих, у яких проводиться коригування (абз. 3 п. 2 розд. V Порядку №4).

Припис №2. До уточнюючого 4ДФ пишемо лише ті дані, які потребують коригування. Правильні дані, що раніше подані і прийняті та які не потребують виправлення, до уточнюючого 4ДФ не вносять.

Припис №3. Для виправлення помилок , заповнюють рядки із зазначенням у графі 10 «Ознака (0, 1)» ознаки:

1. «1», якщо рядок треба вилучити. При цьому повністю повторюють неправильний рядок з раніше поданого звіту;
2. «0», якщо рядок треба ввести. З цією ознакою вносять рядок з правильними даними.

Якщо помилка одночасно допущена і у сумових показниках і у несумових даних, то помилки коригують так:

1. несумові помилки виправляють у 4ДФ з типом «Уточнюючий». Разом з тим у графах 4 та 5 зазначають ті суми ПДФО та ВЗ, які були відображені раніше;
2. сумові помилки, внаслідок яких потрібно донарахувати / сторнувати дохід, ПДФО та ВЗ, коригують у 4ДФ за місяць звітного кварталу, коли виправили таку помилку. Тобто співставляємо дані бухобліку і 4ДФ за відповідні звітні періоди.

Припис №4. Не відображають суму штрафу та/або пені у 4ДФ .

Припис №5. Не заповнюють підсумковий рядок розділу І уточнюючого (звітного нового) 4ДФ.

Коригування несумових помилок в Додатку Д1

Несумові помилки виправляються однаково як для Д1 для так і для 4ДФ. Опишемо в декількох елементарних правилах.

Правило 1. Помилки у реквізитах, що не стосуються сум доходів та / або ЄСВ, виправляються у Д1, з типом:

1. «Звітний новий» – подається до закінчення граничного строку подання звіту за поточний звітний квартал (протягом 40 к. дн., що настають за останнім днем звітного кварталу), або
2. «Уточнюючий» – подається після закінчення граничного строку подання.

Правило 2.  Податкові розрахунки, які коригуються заповнюють на підставі інформації з раніше поданих розрахунків і містять інформацію лише у рядках з реквізитами та сумами нарахованого ЄСВ, які уточнюються. Іншими словами, рядки, у яких допущено помилку, повторюються повністю (у тому числі неправильні показники). Замість них вписуються рядки з правильною інформацією.

Правило 3. Використовується ідентичний порядок заповнення Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» і «Уточнюючий» у випадку виправлення помилок у реквізитах. Помилки які допущені у реквізитах Податкового розрахунку та Д1 коригуємо так:

1. для виключення одного помилкового рядка з попереднього звіту повторюємо всі графи такого рядка й у графі 25 Д1 зазначаємо «1» – на виключення рядка;
2. для введення правильного або пропущеного рядка потрібно повністю правильно заповнити всі його графи і у графі 25, зазначити «0» – на введення рядка;
3. якщо необхідно лише додати інформацію, то вводимо тільки рядок з ознакою «0».

Правило 4. Якщо в Податковому розрахунку за минулий звітний період допущено помилку і в сумах, і в реквізитах, то для виправлення помилок необхідно формувати окремо два Податкові розрахунки з типом «Уточнюючий» за один звітний період, а саме:

1. перший формуємо і подаємо для виправлення помилок в реквізитах (несумові помилки);
2. другий – для виправлення помилок у сумових показниках.

Виправлення сумових помилок в додатку Д1

Коли настає час виправлення помилок у зарплатній звітності, слід в першу чергу поставити декілька запитань:

1. Яка це помилка, сумова чи не сумова?
2. Якщо помилка несумова, то як її виправити?
3. Якщо помилка сумова, як її виправити та за який період виправляти, за той, що минув? Чи ще не настав граничний строк подання звіту ?

Справа в тому, що сумові помилки в Додатку Д1 виправляються за різними правилами залежно від періоду коригування. Якщо виправляємо сумову помилку у звіті з типом «Звітний новий», то діємо один в один, як і під час виправлення несумових помилок. Якщо ж, необхідно виправити сумові помилки після завершення звітного періоду, то вже дивимося, яку саме помилку виправляємо, чи то донарахування ЄСВ, чи сторнування ЄСВ або ж можливо робимо донарахування доходів. І саме залежно від того яку саме помилку виправляємо то так і будемо діяти.

Унаочнимо в таблиці базові правила виправлення помилок, що стосуються сум.

За допомогою КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати / видалити рядки без сумових показників, які були пропущені / зайво зазначені в раніше поданому Д1.

Разом з тим виправити такі помилки можна так:

1. за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо сам Розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
2. у складі Розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».

Причому незалежно від обраного варіанту, порядок виправлення буде однаковим. У Д1 варто сформувати рядок на працівника, щодо якого допущено помилку, зазначаючи серед іншого у графі 10 – місяць і рік, за який вона виправляється, а в графі 09:

1. КТН «2», якщо донараховується база та/або ЄСВ чи потрібно додати рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
2. КТН «3», якщо зменшується база та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок з раніше поданого Д1.

З коригуючого Д1 сумові показники необхідно перенести до розд. І Податкового розрахунку, а саме:

1. до граф 4 (4.1 – 4.4.3) – якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ;
2. до граф 6 (6.1 – 6.4.3) – якщо зменшили.

Донарахування доходів в Д1

Донарахування доходів, що включаються до бази нарахування ЄСВ або ж сторнування доходів для цілей нарахування ЄСВ – це НЕ помилка.

Донарахована, сторнована сума уключається до ФОП (фонду оплати праці) того місяця у якому проведено донарахування чи сторнування. Або ще в народі називають «суми згортаються» разом із поточним зарплатним показником.

Донарахування чи зменшення ЄСВ

Для помилок допущених у сумових показниках є декілька способів виправлень:

1. у податковому розрахунку з типом «Уточнюючий» за звітний квартал, у якому допущено помилку;
2. у податковому розрахунку з типом «Звітний» за наступні звітні квартали.

У Додатку Д1 з типом «Уточнюючий» для виправлення помилки у сумових показниках, яка допущена у минулих звітних періодах, якщо треба донарахувати ЄСВ, слід заповнювати наступним чином:

1. у графі 8 – код ЗО, який відповідає доходу на який нараховується ЄСВ;
2. у графі 09 – КТН 2;
3. у графі 10 – місяць за який виправляється помилка;
4. у графах 16 та 17 – сума доходу, який помилково не включено до бази нарахування ЄСВ (якщо база визначена правильно, а помилка пов’язана лише з розміром, графи 16 і 17 не заповнюються);
5. у графі 19 – суми доутриманого ЄСВ (у випадку помилки допущеної у базі або ставці для утримань до 2016);
6. у графі 20 – суми донарахованого ЄСВ (для періодів з травня 2015);
7. усі інші графи заповнювати слід у загальному порядку.

Якщо помилку в бухобліку виправлено, але помилково не відображено у Податковому розрахунку з типом «Звітний» за квартал у якому виправили помилку у бухобліку, слід подавати Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» за той звітний квартал у якому припустилися помилки.

У випадку, якщо не визначено у минулому звітному періоді додаткової бази нарахування або занижено її розмір , в такому випадку суму визначеноїабо додатково визначеної додаткової бази за місяці минулих звітних періодів пишемо до графи 18, а суму донарахованого до неї ЄСВ пишемо до графи 20. У графі 09 зазначаємо код типу нарахувань «2», а не «13».

Зменшення суми ЄСВ

«Зменшити» суму ЄСВ можна через «Уточнюючий» чи через «Звітний».

Для цього заповнюються:

1. у графі 09 – КТН «3»;
2. у графі 16 та 17 – суми доходу, який помилково включено до бази нарахування ЄСВ (якщо база визначена правильно і помилка пов’язана лише з розміром ставки, то графи 16 і 17 не заповнюються);
3. у графі 20 - зазначаємо суми надмірно нарахованого ЄСВ.

Якщо в бухобліку помилку виправлено та не відображено у Податковому розрахунку з типом «Звітний» за квартал у якому виправили помилку в бухобліку, тоді виправлення слід уносити через Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» за той звітний період у якому допущено помилку. Разом з тим у Д1 слід заповнити відповідний рядок з КТН «3».

Якщо визначено помилково у минулих місяцях додаткову базу нарахування ЄСВ або завищено її розмір, суму на яку завищено додаткову базу за минулий місяць слід уносити до графи 18, суму зайво нарахованого ЄСВ - до графи 20. У графі 09 слід зазначити КТН «3».

Не допускається внесення від’ємних значень з КТН «13» за минулі місяці!

Як виправити помилку, якщо забули або загубили працівника

Якщо у минулих звітних періодах не відобразили дані, тобто роботодавець забув зазначити відомості, що стосуються однієї або декількох осіб, або ж занизив їх (разом з тим в бухобліку база нарахування та ЄСВ зазначена правильно), то в Д1 з типом «Уточнюючий » виправлення провадиться через застосування коду типу нарахувань «2».

Також код типу нарахувань застосовується й тоді, коли в працівника не було доходів. Наприклад, працівник знаходився у відпустці без збереження зарплати і його не відобразили в Д1. Здавалось би, що помилка несумова, та в уточнюючому Д1 цього працівника «додаємо» з кодом типу нарахувань «2», іншої можливості виправити такої помилки немає.

Сумісництво і основне місце роботи в одному рядку: як виправити

Виправлення такої помилки залежить від того, коли саме відбуватиметься виправлення помилки, до закінчення звітної кампанії чи вже після спливу строку подання звіту.

Приклад 1. По працівнику відобразили один рядок в додатку Д1 за вересень 2024 року у Податковому розрахунку за 3 квартал 2024 року, зазначивши основне місце роботи. Сума доходу складає 15000,00 грн та ЄСВ 3300,00 грн. Але, працівник на одному підприємстві працює і за основним місцем роботи і за сумісництвом, тож інформацію слід було відображати двома рядками в додатку Д1. І це виявили до закінчення граничного строку подання об’єднаного звіту за 3 квартал 2024 року. І при цьому вже подано і прийнято звіт типу «Звітний», де нарахування відображено у одному рядку. На роботі за основним місцем роботи його дохід склав 10000,00 грн і ЄСВ - 2200,00 грн. А за сумісництвом дохід у працівника за вересень складає відповідно 5000,00 грн та ЄСВ – 1100,00 грн.

Виправлятимемо помилку через застосування ознаки «1» та «0» в Податковому розрахунку з типом «Звітний новий» за 3 квартал 2024 року у додатку Д1 за вересень 2024 року. При цьому заповнимо три рядки:

Рядок 1 повністю повторюємо з уже поданого та прийнятого звіту типу «Звітний» за 3 квартал 2024 року, тобто він буде містити таку інформацію:

1. графа 08 «категорія» – зазначаємо «1»(найманий працівник на загальних підставах);
2. графа 09 «тип нарахувань» – не заповнюємо;
3. графа 10 «місяць, рік» – зазначаємо «09.2024»;
4. графа 11 «прізвище», «ім’я», «по батькові» – відображаємо відповідно дані працівника;
5. графа 14 «кількість днів перебування у трудових відносинах» – вказуємо 30;
6. графи 16 та 17 (дохід) – зазначаємо 15000,00;
7. графа 20 «сума нарахованого єдиного внеску» – 3300,00;
8. графа 21 – відображаємо ознаку наявності трудової книжки, тобто 1;
9. графа 25 «ознака 0,1» – вказуємо «1» на виключення рядка з неправильною інформацією.

Рядок 2 – нарахування за основною посадою:

1. графа 08 «категорія» – зазначаємо 1, найманий працівник на загальних підставах;
2. графа 09 «тип нарахувань» – не заповнюємо;
3. графа 10 «місяць, рік» – зазначаємо «09.2024»;
4. графа 11 «прізвище», «ім’я», «по батькові» – відображаємо відповідно дані працівника;
5. графа 14 «кількість днів перебування у трудових відносинах» – вказуємо 30;
6. графи 16 та 17 (дохід) – зазначаємо 10000,00 (зарплата за основним місцем роботи);
7. графа 20 «сума нарахованого єдиного внеску» – пишемо 2200,00;
8. графа 21 – відображаємо ознаку наявності трудової книжки, тобто «1»;
9. графа 22 – вказуємо ознаку неповного робочого часу;
10. графа 25 «ознака 0,1» – вказуємо «0» на включення рядка з правильною інформацією.

Рядок 3 – нарахування за сумісництвом:

1. графа 8 «категорія» – зазначаємо 1, найманий працівник на загальних підставах;
2. графа 9 «тип нарахувань» – не заповнюємо;
3. графа 10 «місяць, рік» – зазначаємо «09.2024»;
4. графа 11 «прізвище», «ім’я», «по батькові» – відображаємо відповідно дані працівника;
5. графа 14 «кількість днів перебування у трудових відносинах» – не зазначаємо (ці дні вказуються по одному рядку, у нашому випадку у рядку 2 із зарплатою за основним місцем роботи);
6. графи 16 та 17 (дохід) – зазначаємо 5000,00;
7. графа 20 «сума нарахованого єдиного внеску» – пишемо 1100,00;
8. графа 21 - відображаємо ознаку відсутності трудової книжки, тобто «0» (сумісництво);
9. графа 22 – вказуємо ознаку неповного робочого часу для роботи за сумісництвом «1»;
10. графа 25 «ознака 0,1» - вказуємо «0» на включення рядка з правильною інформацією.

Приклад 2. По працівнику відобразили один рядок в додатку Д1 за січень 2023 року у Податковому розрахунку за І квартал 2023 року, зазначивши основне місце роботи. Сума доходу складає 15000,00 грн та ЄСВ 3300,00 грн. Але, працівник на одному підприємстві працює і за основним місцем роботи і за сумісництвом, тож інформацію слід було відображати двома рядками в додатку Д1. Виявили помилку в вересні 2024 року. В звіті з типом «Звітний», нарахування відображено у одному рядку. На роботі за основним місцем роботи його дохід склав 10000,00 грн і ЄСВ – 2200,00 грн. А за сумісництвом дохід у працівника за січень складає відповідно 5000,00 грн та ЄСВ – 1100,00 грн.

Помилку виправляємо у вересні 2024. 

У цьому разі помилку слід виправити через застосування кодів типу нарахувань «2» та «3» в додатку Д1 з типом «Уточнюючий», адже маємо сумову помилку.

Перша помилка – завищена база за основним місцем роботи: мали показати нарахування 10000,00 грн та ЄСВ 2200,00 грн, а показали 15000,00 грн та ЄСВ 3300,00 грн. Тобто маємо завищення бази на 5000,00 грн та ЄСВ 1100,00 грн – ось це зайве нарахування і знімаємо, використавши КТН «3» в графі 09 Д1. Це ми і відображуємо у першому рядку: 

1. графа 8 «категорія» – зазначаємо 1, найманий працівник на загальних підставах;
2. графа 9 «тип нарахувань» – зазначаємо «3»;
3. графа 10 «місяць, рік» – зазначаємо «01.2023»;
4. графа 11 «прізвище», «ім’я», «по батькові» – відображаємо відповідно дані працівника;
5. графа 14 «кількість днів перебування у трудових відносинах» – вказуємо 31;
6. графи 16 та 17 (дохід) – зазначаємо 5000,00;
7. графа 20 «сума нарахованого єдиного внеску» – пишемо 1100,00;
8. графа 21 – відображаємо ознаку наявності трудової книжки, тобто «1».

Друга помилка – не показали базу та ЄСВ за сумісництвом: мали показати нарахування 5000,00 грн та ЄСВ 1100,00 грн, але не показали. Тобто маємо заниження бази на 5000,00 грн та ЄСВ на 1100,00 грн – ось це і додаємо, використавши КТН «2» в графі 09 Д1. Це ми і відображаємо у другому рядку:

1. графа 8 «категорія» – зазначаємо «1», найманий працівник на загальних підставах;
2. графа 9 «тип нарахувань» – зазначаємо «2»;
3. графа 10 «місяць, рік» – зазначаємо «01.2023»;
4. графа 11 «прізвище», «ім’я», «по батькові» – відображаємо відповідні дані працівника;
5. графа 14 «кількість днів перебування у трудових відносинах» – не вказуємо, бо вони відображені у рядку із зарплатою за основним місцем роботи;
6. графи 16 та 17 (дохід) – зазначаємо «5000,00»;
7. графа 20 «сума нарахованого єдиного внеску» – вказуємо «1100,00»;
8. графа 21 – відображаємо ознаку сумісництва, тобто «0»;
9. графа 22 – вказуємо ознаку неповного робочого часу – «1».

Висновки

1. Коригування помилок в Д5 та 4ДФ відбувається за принципом «нулика-одинички» чи «виключення-включення».
2. Як виправляти помилки пояснено у розд. V Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.
3. Існують певні приписи та правила щодо коригування помилок в Д5 та 4ДФ.

Галина КАЗНАЧЕЙ, незалежний експерт з питань трудового законодавства та оплати праці

Статті на тему:

Зміни в зарплатній звітності: нові ознаки доходів для форми 4ДФ