Помилка у компенсації за відпустку: дії роботодавця після звільнення працівника

При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, включаючи компенсацію за невикористану відпустку, проводиться саме в день звільнення. Якщо суму компенсації буде занижено, то це призводить до відповідальності роботодавця. Тож з’ясуємо, чим загрожує недоплата компенсації за відпустку та як виправити таку помилку

 

Ризики заниження компенсації при звільненні

Насамперед поговоримо про ризики:

1. За затримку виплати компенсації відпустки (у тому числі внаслідок заниження суми при звільненні працівника) роботодавець має виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки.

2. Держпраці може накласти на підприємство штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати.

3. Для посадових осіб підприємства передбачено адміністративну відповідальність у вигляді штрафу 510 до 1700 гривень за порушення законодавства про працю.

Тож навряд чи є сумніви з приводу того, чи потрібно виправляти помилки, якщо при звільненні працівника була занижена сума компенсації за невикористані дні відпустки.

 

Як оформити доплату компенсації після звільнення

Щоб доплатити працівнику компенсацію після його звільнення, можна діяти за таким алгоритмом.

Бухгалтер, який виявив помилку, готує доповідну записку на ім’я директора, у якій фіксує причини появи помилки (наприклад, технічний збій, неврахований стаж за певний період, арифметичні неточності, хибний розрахунок середньої зарплати тощо).

Але перед складанням доповідної записки необхідно провести розрахунок суми недоплати. Водночас слід зважати, що для компенсацій за дні до та після 31 грудня 2023 застосовуються різні розрахункові періоди. Правильна сума компенсації та сума доплати має бути вказана у доповідній записці.

Слід врахувати, що доповідна записка є не лише внутрішнім елементом документообігу, а й важливим юридичним підтвердженням позиції підприємства. У разі перевірок Держпраці або судових спорів саме він свідчить про своєчасне та належне реагування роботодавця.

На підставі доповідної записки видається наказ про донарахування компенсації. Саме наказ фіксує зв’язок між виявленою помилкою та коригуванням в обліку. У ньому обов’язково слід вказати суму донарахування та термін погашення заборгованості перед звільненим працівником.

 

Бухгалтерський облік та оподаткування донарахованої компенсації після звільнення

Компенсацію за невикористану відпустку, нараховану колишньому після його звільнення, відображають у бухгалтерському обліку як заборгованість за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» і дебетом відповідних витратних рахунків (23, 91, 92 тощо) залежно від підрозділу, в якому працівник працював до звільнення. Незважаючи на припинення трудових відносин, донараховану суму все одно проводять через субрахунок 661 як зобов’язання перед працівником.

Зверніть увагу! Суми компенсації за невикористану відпустку, нараховані після звільнення, не є об'єктом нарахування ЄСВ, оскільки для підприємства це виплата за невідпрацьований час особі, яка вже не є застрахованою. Зрозуміло, що у додатку Д1 Податкового розрахунку така виплата також не відображається

Інша ситуація в частині утримання податку на доходи фізичних осіб та військового збору. Підприємство виступає податковим агентом у разі виплати такого доходу. Тому сума компенсації оподатковується податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%. У додатку 4ДФ Податкового розрахунку ця виплата відображається з ознакою доходу «127» у місяці нарахування і виплати.

Суму доплати можна перерахувати на банківську картку працівника, на яку проводилася виплата зарплати. Але якщо є можливість зв’язатися із колишнім працівником, то варто повідомити працівника про донараховання компенсації і уточнити номер банківського рахунку для погашення заборгованості.

Сума доплати може бути виплачена і через касу підприємства, якщо такий варіант буде більш зручним.

Для фіксації виправлення помилки і донарахування компенсації потрібно скласти бухгалтерську довідку. Такий документ має статус первинного документа і повинна містити дату складання, найменування підприємства, зміст і обсяг господарської операції, та інші всі обов’язкові реквізити, вказані у статті 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а саме пояснення суті допущеної помилки, яку саме суму та вид виплати донараховано, та за який період здійснюється доплата.

 

Висновки

1. Недоплата компенсації за невикористану відпустку при звільненні створює для роботодавця суттєві ризики: від обов’язку виплатити середній заробіток за весь період затримки до фінансових санкцій з боку Держпраці та адміністративної відповідальності посадових осіб.

2. Виправлення помилки потребує належного документального оформлення. Потрібно розрахувати суми недоплати, вказати про помилку у доповідній записці, видати наказ та оформити бухгалтерську довідку.

3. Компенсація, донарахована після звільнення працівника, не є базою для нарахування ЄСВ, проте підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб та військовим збором.

 

Шаблони та зразки документів:

Доповідна записка про необхідність донарахування компенсації за відпустку при звільненні

Наказ про донарахування та виплату компенсації за невикористану щорічну відпустку

Бухгалтерська довідка про донарахування та виплату компенсації за невикористану щорічну відпустку

 

Читайте більше:

Відпускні 2026: як правильно розрахувати у складних випадках – сумісники, декрет, відрядження, надурочні

Відпустка за роботу за комп'ютером

Щорічна основна відпустка: оформлення та зразки документів

Відпустка лише на вихідні дні та відпустка за графіком без згоди працівника

Відомість обліку днів невикористаної відпустки

Скільки відпустки заробив працівник: як порахувати правильно