Видаткова накладна: як уникнути помилок та штрафів

Розберемо видаткову накладну – документ, без якого жоден товар не зрушить зі складу і жодна операція не стане реальною для податкової. Саме вона найчастіше стає причиною претензій від ДПС і головним доказом у судах. Хочете уникнути зайвих витрат та відстояти свої права – навчіться бачити в ній більше, ніж просто «папірець».

 

Де брати бланк для видаткової накладної

Законодавство не встановлює єдиної затвердженої форми. Ви можете:

• брати за основу нечинну наразі типову форму №М-11, затверджену наказом Мінстату від 21.06.1996 №193);

або

• створити власну форму, зважаючи на вимоги ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік).

Але пам’ятайте: М-11 не має графи для ПДВ. Використаєте її з платниками ПДВ – збільшується ризик непідтвердження податкового кредиту.

 

У якій формі складати видаткову накладну

Закон про бухоблік дозволяє складати видаткову накладну як на папері, так і в електронному вигляді. Головне – щоб були всі обов’язкові реквізити та підписи. В електронній формі, зокрема, важливий електронний підпис (далі – КЕП), який підтверджує автентичність. Практика показує, що суди визнають електронні накладні рівноцінними паперовим, якщо вони підписані КЕП. Є рішення, де видаткова накладна, підписана КЕП, врятувала податкову накладну від відмови в реєстрації (рішення Київського окружного адмінсуду від 19.05.2025 у справі №320/32748/23).

 

Які обов’язкові реквізити видаткової накладної

У видатковій накладній мають обов’язково бути:

• назва документа;

• дата;

• найменування суб’єкта господарювання;

• зміст і обсяг операції, одиниця виміру;

• посади та підписи відповідальних осіб (ст. 9 Закону про бухоблік; п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, далі – Положення №88).

На замітку! Якщо чогось немає, наприклад, посади підписанта, – документ втрачає статус первинного. А от печатка – давно не обов’язкова

Додаткові реквізити (код ЄДРПОУ, номер документа, місце складання, договірна підстава, дані довіреності) – бажані, але не критичні.

 

Скільки складати та хто підписує видаткові накладні

Документ оформлюють у двох примірниках: один зберігається у постачальника, другий передають покупцеві. Обидва мають бути підписані особами, що передали та отримали товар.

Видаткову накладну має право виписувати особа, яка несе матеріальну відповідальність за товарно-матеріальні цінності на підприємстві та має відповідні повноваження. Це може бути як керівник підприємства, так і бухгалтер чи інша уповноважена пособа.

Власне, саме керівник підприємства затверджує перелік працівників, які уповноважені підписувати документи, пов’язані з рухом грошових коштів, ТМЦ, нематеріальних активів чи іншого майна.

Часто директори делегують підписання накладних менеджерам чи завскладу. Це цілком законно, але для цього треба:

• видати наказ по підприємству, де зазначити ПІБ уповноваженої особи та перелік документів, які вона має право підписувати;

• зафіксувати відповідний обов’язок в посадовій інструкції працівника чи трудовому договорі з ним;

• видати довіреність, якщо документи йдуть «на сторону» до контрагентів (ст. 244 Цивільного кодексу України).

Важливо! У довіреності не можна писати «усі документи підприємства». Лише конкретні, наприклад, «видаткові накладні»

Наприклад, суд визнав дії менеджера законними, бо були і наказ, і довіреність (постанова Північного апеляційного господарського суду від 01.08.2024 у справі №911/502/24).

Якщо видаткову накладну виписує фізична особа - підприємець, то це робить сам ФОП або уповноважена ним особа.

Наведемо добірку практичних ситуацій із відповідями щодо видаткової накладної.

Ситуація 1. Товар доставлено за ТТН датою 1 вересня, але видаткові накладні підписані 1 і 2 вересня. Чи є це порушенням?

Це допустимо. ТТН фіксує процес перевезення, а видаткова накладна – передачу чи отримання. Різниця у датах не порушує законодавство за умови, що фактична операція задокументована належно.

Ситуація 2. Чи можна підтвердити операцію з відпуску ТМЦ без видаткової накладної?

Теоретично – так, якщо є інші первинні документи (акти, ТТН, договори). Але на практиці податкова найперше запитує саме видаткові, і без них шанси захистити витрати чи кредит падають.

Ситуація 3. Що робити, якщо отримали накладну, але товар ще не на складі?

Оформлювати операцію не можна, оскільки накладна має відповідати факту. У такому випадку – з’ясувати дату поставки й узгодити з постачальником, внести корективи або отримати оновлений документ.

Ситуація 4. Директор оплатив з особистої картки. На кого скласти накладну – на нього чи на підприємство?

Накладну слід оформляти на підприємство - покупця, оскільки саме воно є стороною договору, незалежно від того, хто здійснив оплату. Водночас платіж повинен бути чітко ідентифікований як оплата за товари цього підприємства.

Ситуація 5. Чи може ТТН замінити видаткову накладну?

Ні. ТТН підтверджує транспортування та рух товару, але не є первинним документом передачі товару. У деяких випадках суди приймають ТТН як доказ замість видаткової (постанова Південно-західного апеляційного господарського суду від 15.01.2024 у справі №916/690/23). Проте податківці найчастіше вимагають обидва документи, наполягаючи, що ТТН не замінює видаткову. Тож відсутність накладної – серйозний ризик. Також, з позиції деяких судів, навіть без ТТН видаткова накладна сама по собі є достатнім доказом передачі товару. Але без накладної ТТН не врятує – бо вона не фіксує факт відвантаження та оприбуткування товару як госпоперацію (постанова ВС від 04.06.2019 у справі №915/905/16).

 

Яких помилок у видатковій накладній уникати

Накладна має бути чітко та зрозуміло оформлена, без виправлень чи неточностей з метою уникнення можливих суперечок. Навіть одна дрібна помилка у видатковій накладній може перекреслити всю операцію.

Ось добірка найпоширеніших недоліків у видаткових накладних, які часто стають підставою для податкової визнати госпоперацію «нереальною» – а в судах це перетворюється на головний доказ:

1. Немає обов’язкових реквізитів. Наприклад, відсутня дата, підпис чи назва компанії. Така накладна – недійсна. Приклад – постанова ВС від 05.05.2023 у справі №1340/5998/18.

2. Дані в накладній не збігаються з даними інших документів. Якщо в договорі, ТТН або податковій накладній – одне, а у видатковій – інше, це сигнал для податкової.

3. Підписи підозрілі або без розшифровки. Якщо документ підписала людина без повноважень або не вказано, хто саме підписав – накладна не є первинним документом. Приклад – постанова ВС від 13.07.2021 у справі №826/9712/16.

4. Помилки у реквізитах контрагента. Наприклад, неправильні найменування, код ЄДРПОУ чи адреса. За таких обставин суд може не визнати операцію реальною.

5. Підозрілі дати або обставини. Наприклад, накладна виписана у вихідний або з датою, що ще не настала. Це виглядає як фіктивний документ.

6. «Масовий підписант». Якщо одна й та ж людина підписує документи за десятки різних фірм – це викликає підозри.

7. Факсиміле замість власноручного підпису.

   Якщо сторони письмово не домовилися про використання факсиміле – таку накладну можуть не визнати.

Практика показує, що навіть одна помилка може дати податківцям аргумент для відмови у визнанні витрат або податкового кредиту. Наприклад, видаткові накладні можуть бути визнані неналежними доказами, бо не підтверджують фактичний рух товарів, а підписали їх особи без повноважень.

Натомість чинне законодавство та суди однозначно говорять: незначні помилки або формальні недоліки в первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо сам документ дає змогу ідентифікувати учасників, дату, підприємство, зміст і обсяг операції (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.3 Положення №88, постанови ВС від 11.09.2024 у справі №120/13387/23, від 19.09.2024 у справі №1.380.2019.002186 та від 20.09.2024 у справі №160/10727/22). Для цілей бухгалтерського обліку головне – підтвердження фактичного здійснення операції. Якщо документ, навіть з окремими помилками, відображає суть і обсяг госпоперації, його можна вважати чинним.

Втім, це не означає, що можна легковажно ставитися до обов’язкових реквізитів. Відсутність, наприклад, посади чи прізвища відповідальної особи, особливо у поєднанні з іншими помилками, може стати підставою для відмови у визнанні документів під час перевірки або в суді. Тому всі обов’язкові реквізити потрібно заповнювати чітко та уважно.

 

Як виправляти помилки у видатковій накладній

Якщо припустилися помилки у видатковій накладній, замініть її новою, правильною.

Якщо це неможливо, то вдайтеся до стандартного способу – коректурного (Положенням №88). Неправильний текст або суму закресліть тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а згори напишіть правильні дані. Поряд зазначте «виправлено», дату виправлення і поставте підписи осіб, які підписали цей документ.

 

Хто відповідає за помилки у видатковій накладній

За помилки у видатковій накладній відповідає той, хто підписав документ. Якщо помилка коштувала бізнесу грошей, працівник може нести матеріальну відповідальність:

• обмежену – в розмірі не більше середньомісячної зарплати (ст. 133 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП);

• повну – якщо є договір про повну матеріальну відповідальність або працівник підписував накладні за довіреністю (ст. 134–135-1 КЗпП).

Верховний Суд ще у постанові від 29.12.1992 №14 «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» наголошував: якщо через працівника зникли ТМЦ, він має компенсувати шкоду.

 

Висновки

1. Використовуйте лише накладні з повним набором обов’язкових реквізитів (дата, підпис, назва компанії, розшифровка посад і ПІБ). Це перший аргумент для податкової та суду.

2. Завжди оформлюйте наказ або довіреність на працівника, який підписує накладну. Інакше підпис визнають недійсним.

3. Не сподівайтеся на ТТН чи інші документи – вони можуть допомогти, але не замінять видаткову. Краще мати обидва й уникнути спорів.

 

Шаблони та зразки документів:

Видаткова накладна

Видаткова накладна (у ФОП)

Лист щодо направлення оновленої видаткової накладної

Наказ про делегування права підпису видаткових накладних

Накладна-вимога на відпуск/внутрішнє переміщення/матеріалів. Типова форма №М-11

 

Читайте більше:

Чи повинні дати видаткової накладної та ТТН співпадати

Чи можна об’єднати видаткову накладну та ТТН в один документ

Видаткова накладна без ТТН: чи можуть зняти витрати у ФОПа-загальника

Видаткова накладна без печатки та з підписом менеджера: чи дійсна для покупця

Чи можна аграріям єдинникам 4 групи заповнювати видаткові накладні в кілограмах

Факсиміле на видатковій накладній: чи потрібно вимагати власноручний підпис покупця