(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ

Щоб правильно розрахувати лікарняні або декретні, важливо враховувати не лише розмір заробітку, а й причини відсутності працівника на роботі. З липня 2025 року змінилися правила: тепер із розрахунку виключають не лише окремі дні, а й цілі місяці, якщо працівник не працював з поважних причин. Пояснюємо, як це впливає на розрахунок, коли враховується фактичний оклад, а коли застосовується мінімальна зарплата – усе на практичних прикладах.

 

Загальні правила розрахунку середньої зарплати для лікарняних та декретних

Для визначення суми лікарняних або декретних потрібно розраховувати середню зарплату. Правила її обчислення встановлені пунктом 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабміну від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266).

Середня зарплата за 1 календарний день визначається діленням нарахованої в розрахунковому періоді зарплати, на яку нарахований єдиний внесок, на кількість календарних днів такого періоду. При чому із розрахунку виключають дні невідпрацьовані з поважних причин.

Порядок №1266 містить шість таких поважних причин. Це:

• відпустка без збереження зарплати;
• відпустка для догляду за дитиною до 3 чи 6 років;
• відпустка по вагітності та пологах;
• тимчасова непрацездатність;
• призупинення дії трудового договору;
• військова служба без середнього заробітку.

Наприклад, працівник захворів у липні 2025 року. Розрахунковим періодом є останні 12 місяців – липень 2024 – червень 2025 року. В такому періоді працівник перебував у відпустці без збереження зарплати 10 днів. Загальну кількість календарних днів періоду (а це 365 днів) потрібно зменшити на 10 днів. Відповідно нараховану зарплату в такому періоді слід поділити на 355 дні.

Це найпростіший приклад.

 

Нові правила виключення повних місяців з розрахункового періоду

Проте пункт 3 Порядку №1266 було доповнено новим абзацом:

Місяці розрахункового періоду, в яких застрахована особа не працювала з поважних причин (з першого до останнього числа календарного місяця), виключаються з розрахункового періоду.

Зміни діють з 18 липня 2025 року. Проте для лікарняних та декретних оновлені правила розрахунку слід застосовувати по тим страховим випадкам, які настали з 18 липня та пізніше.

Нова норма щодо виключення повного місяця невідпрацьованого з поважних причин має суттєве значення, якщо в ньому були нараховані певні зарплатні виплати. А саме: якщо місяць повністю виключають із розрахунку, то і виплати, нараховані в ньому, не беруть участі в розрахунку середньої зарплати.

Наприклад, працівник захворів у серпні 2025 року. В розрахунковому періоді серпень 2024 – липень 2025 нарахована зарплата склала 100500 грн. Крім того, весь червень працівник хворів. Але в такому місяці йому була нарахована премія за 2 квартал 2025 року в сумі 15 000 грн.

Червень повністю не відпрацьовано з поважної причини, тому він виключається з розрахункового періоду. А разом із ним будуть виключатися усі виплати, які були нараховані в такому місяці. А значить нарахована в червні квартальна премія в сумі 15 000 грн не включається до розрахунку.

 

Розрахунок середньої зарплати при відсутності заробітку з поважних причин

Якщо працівник весь розрахунковий період не працював через поважну причину, то середню зарплату визначають виходячи з окладу або її частини. Це передбачено п. 28 Порядку №1266. При чому саму середню зарплату визначають діленням окладу або її частини на середньомісячне число календарних днів (30,44).

Наприклад, працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Їй в серпні 2025 року відкрито листок непрацездатності з причини вагітність та пологи. Оклад працівниці 15 тис. грн. В розрахунковому періоді серпень 2024 – липень 2025 заробітку немає з поважної причини. Тому середню зарплату визначають так: оклад 15 тис. грн слід поділити на 30,44. Середня зарплата становить 492,77 грн, а сума допомоги по вагітності та пологах 62089,02 грн.

 

Особливості розрахунку при змішаних причинах невідпрацьованого часу

Як діяти в наступній ситуації: в розрахунковому періоді немає заробітку, але з поважної та неповажної причини?

Наприклад, працівниця захворіла у липні 2025 року. В розрахунковому періоді липень 2024 – червень 2025 вона не працювала:

• в липні – грудні 2024 року – через відпустку без збереження зарплати, яка є поважною в розумінні Порядку №1266 причиною;
• в січні – червні 2025 року – через неявки з нез’ясованих причин, тобто неповажну причину.

Відповідно, в розрахунковому періоді нарахованої зарплати немає. Разом із тим застосувати п. 28 Порядку №1266 і визначити середню зарплату виходячи з окладу не можна, адже в ньому йдеться про невідпрацьований період тільки з поважної причини.

Пенсійний фонд в свої роз’ясненнях зазначав, що якщо усі 12 місяців розрахункового періоду охоплюють поважні або неповажні причини відсутності на роботі, і зарплата не нараховувалась, середню зарплату визначають на загальних підставах: нараховану зарплату слід поділити на календарні дні періоду за мінусом календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин. Тобто маємо нуль зарплати у розрахунковому періоді, відповідно лікарняний не буде оплачуватись взагалі.

 

Мінімальні гарантії при розрахунку допомоги по вагітності та пологах

Зі звичайними лікарняними зрозуміло. А як бути якщо це допомога по вагітності та пологах, і в розрахунковому періоді також немає заробітку з поважної та неповажної причини?

Таке питання ми задали пенсійному фонду. І вже маємо відповідь.

Згідно з п. 2 Порядку №1266 сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановлений на час настання страхового випадку. Тобто допомогу по вагітності та пологах буде нараховано виходячи із мінімальної зарплати.

Давайте розглянемо на конкретному прикладі. Відпустка по вагітності та пологах розпочинається в серпні 2025 року. Розрахунковий період визначаємо в загальному порядку – серпень 2024 – липень 2025 року.

В цьому періоді в серпні 2024 – червні 2025 року працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, а в липні 2025 не з’являлась на роботу через неявки з нез’ясованих причин.

Середню зарплату визначаємо за загальними правилами: 0 грн нарахованої зарплати ділимо на 31 день (тобто із загальної кількості календарних днів виключити тільки невідпрацьовані дні з поважних причин, а дні неявок на роботу залишили у розрахунку). За арифметичними правилами маємо що середня зарплата = нуль грн.

Проте допомога по вагітності не може бути меншою ніж розрахована виходячи із мінімальної зарплати, яка діє в місяці настання страхового випадку. Тобто 8000 грн : 30,44 = 262,81 грн. Сума допомоги по вагітності буде складати 262,81 х 126 = 33114,06 грн.

 

Висновки

1. Середня зарплата для лікарняних та декретних визначається за правилами Порядку №1266.
2. Дні або місяці, невідпрацьовані з поважних причин, виключаються з розрахунку.
3. Якщо немає заробітку, декретні розраховуються виходячи з мінімальної зарплати.

 

Читайте більше:

Призначення лікарняних сумісникам до та після 4 квітня 2025 року

Види помилок при розрахунку лікарняних і декретних: як їх виправляти

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Декретні для ФОП: чи можна отримати виплату за себе та за найманого працівника

Чи сплачує ЄСВ «за себе» ФОП у декретній відпустці: коментар до нової ІПК від ДПС

Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266

 

Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше