Правила списання пального та наслідки перевищення витрат для ФГ

Пальне слід списувати тільки за належно оформленими первинними документами (маршрутні / облікові листи, акти), з урахуванням затверджених на підприємстві норм; значне перевищення норм без обґрунтування загрожує донарахуванням компенсуючого ПДВ та ПДФО/ВЗ як додаткового блага, при цьому податковий кредит формально не «знімають», але на негосподарські обсяги нараховують податкові зобов’язання.

Обґрунтування

1. Як списувати пальне без шляхових листів. Закон не зобов’язує саме до типової форми подорожнього листа, але будь-яке списання має спиратися на первинні документи з обов’язковими реквізитами: назва, дата, підприємство, зміст і обсяг операції, одиниця виміру, відповідальні особи та їх підписи, як вимагає ст. 9 Закону №996-XIV. Для транспорту це можуть бути власні форми подорожніх/маршрутних листів, для тракторів та іншої техніки – обліковий лист тракториста-машиніста, рапорт про роботу техніки, журнал обліку годин роботи плюс щомісячний акт на списання пального, який узагальнює ці документи.

2. Організація обліку пального й норми. Паливо обліковується на субрахунку 203 «Паливо» згідно з Інструкцією №291. Норми витрат ФГ встановлює самостійно (для авто, тракторів, комбайнів, генераторів тощо) на 100 км, гектар, мотогодину, години роботи, на підставі техдокументації, галузевих норм або власних контрольних замірів, і затверджує наказом керівника. На підставі первинних документів за місяць складається акт списання, яким списують фактичні витрати: Дт 23, 91, 92, 93, 94 / 231 тощо – Кт 203.

3. Що, якщо норми перевищені в багато разів. Перевитрати вимагають документального пояснення (умови роботи, об’їзди, погодні умови, рельєф, технічний стан техніки). Якщо обґрунтування є й норми переглянуті та затверджені, витрати залишають господарськими і ПДВ-донарахувань не буде. Якщо обґрунтування немає, перевищення розцінюють як негосподарське використання або додаткове благо працівника, і тоді на суму «зайвого» пального, придбаного з ПДВ, потрібно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 ПКУ, а в частині, яку визнають доходом працівника, нарахувати ПДФО і військовий збір як додаткове благо за пп. 164.2.17 ПКУ.

4. Чи «знімають» податковий кредит при негосподарському використанні. Якщо при придбанні пального був сформований податковий кредит, при визнанні частини пального негосподарською або як додаткове благо його не «знімають», а нараховують компенсуючі ПДВ-зобов’язання за п. 198.5 ПКУ, як на використане в негосподарській діяльності. Якщо ж паливо купували без ПДВ або податковий кредит по ньому не відображали, підстав для нарахування компенсуючих зобов’язань немає.

5. Ризик «додаткового блага». Якщо податкова встановить, що частина пального фактично використана працівниками для особистих поїздок (без належно оформлених маршрутів, позаробочий час, відсутність виробничої мети), вартість такого пального може бути визнана доходом працівника – додатковим благом за пп. 164.2.17 ПКУ, з донарахуванням ПДФО та військового збору, а також одночасним нарахуванням компенсуючого ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

Найбезпечніша модель для ФГ – затвердити власні норми, форми облікових/маршрутних документів і щомісячний акт списання, та документально обґрунтовувати всі суттєві перевищення норм.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?