Оформлення використання автомобіля ФОП: накази та подорожні листи

Для того, щоб використовувати автомобіль у господарській діяльності достатньо наказа (розпорядження) ФОП про використання автомобіля. В такому документі варто зазначити, зокрема:

• марку, модель, державний реєстраційний номер;
• мету використання авто в господарській діяльності (перевезення товарів, поїздки до постачальників, замовників тощо);
• заборону використання службового авто в особистих цілях;
• хто має право керувати авто (сам ФОП або найманий водій з відповідною посадовою інструкцією).

Також на авто подається ф. № 20-ОПП оскільки у разі використарння у діяльності ФОП авто є об’єктом оподаткування (п. 8.2 Порядка № 1588 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11#n246)

Для списання палива оформлюються подорожні у довільній формі, оскільки типові форми скасовано, такий лист має містити, зокрема, наступну інформацію:

• дату складання, реквізити ФОП і дані водія;
• конкретний виробничий маршрут («склад А — покупець Б», а не узагальнене «по місту»);
• показники спідометра на початок і кінець зміни/дня, фактичний пробіг у кілометрах;
• рух пального (залишок у баку на початок, заправка, нормативні й фактичні витрати, залишок на кінець);
  особисті підписи.

Для платника ПДВ акт на списання пального обов'язково складається щомісяця (період співпадає зі звітним періодом з ПДВ). В акті ФОП підсумовує використане пальне за подорожніми листами та зіставляє його з встановленими нормами.

Щодо податкового обліку, то відповідно до пп. 177.4.5, 177.4.6 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4292) , витрати на придбання та утримання легкових автомобілів прямо виключені зі складу витрат підприємця. Тому витрати на пальне для легкового авто під питанням.

Стосовно вантажного авто обмежень немає, за умови підтвердження використання пального у господарській діяльності. Для цього і потрібні подорожні листи з читким маршрутом.

Щодо податкового кредиту з ПДВ, то ФОП може відображати його на загальних підставах - за наявності зареєстрованної в ЄРПН ПН (п. 198.6 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4621), але у разі використання палива у негосподарській діяльності або неоподатковуваних ПДВ операціях - потрібно нараховувати податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!