Як правильно розрахувати лікарняний та його виплату

У BAS КОРП перші 5 календарних днів звичайного лікарняного за рахунок роботодавця та допомогу з шостого дня за рахунок ПФУ розраховують документом «Лікарняний лист». Для перехідного лікарняного середньоденну зарплату визначають один раз, але дні та суми розподіляють за місяцями, на які припадає непрацездатність. Назви розділів і окремих команд можуть відрізнятися залежно від версії програми; у назвах документів ще може використовуватися позначення «ФСС», хоча фінансування здійснює ПФУ.

Спочатку перевірте страховий стаж у картці працівника та дані про заробіток за розрахунковий період. У розділі «Зарплата» створіть документ «Лікарняний лист», зазначте працівника, номер е-лікарняного, період і причину непрацездатності. Програма визначає розрахунковий період — 12 календарних місяців перед місяцем початку хвороби — та середньоденну зарплату відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ №1266 https://zakon.rada.gov.ua/go/1266-2001-%D0%BF.

На вкладках «Оплата» та «Нараховано (докладно)» перевірте відсоток оплати за страховим стажем — 50%, 60%, 70% або 100% — та розподіл за джерелами фінансування. За ст. 15, 17 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» №1105-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#n1365 перші 5 календарних днів оплачуються роботодавцем, решта — коштом ПФУ. Після перевірки документ проводять.

Далі на підставі проведеного лікарняного сформуйте документ «Заява-розрахунок в ФСС/ПФУ». Команда «Заповнити» підбирає суми допомоги за рахунок ПФУ, починаючи із шостого дня; оплату перших п’яти днів до заяви не включають. Заяву-розрахунок подають до ПФУ протягом 5 робочих днів після ухвалення рішення про призначення допомоги, використовуючи електронне вивантаження та кабінет ПФУ.

Перші 5 днів виплачують у найближчий установлений строк виплати зарплати або авансу, не очікуючи фінансування ПФУ. Для цього формують «Відомість в банк» або «Відомість в касу» з відповідним видом виплати та оформлюють платіж із поточного рахунку підприємства.

Після надходження фінансування ПФУ оформіть «Надходження на банківський рахунок», зазначивши окремий спеціальний рахунок, який обліковується на субрахунку 313. Потім створіть окрему відомість із видом виплати «Лікарняні за рахунок ФСС» та виплатіть допомогу зі спеціального рахунку в установлений законодавством строк. Банківське перерахування відображають документом «Списання з банківського рахунку».

Із лікарняних за обома джерелами фінансування утримують ПДФО 18% за п. 167.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та військовий збір 5%. Податки з допомоги ПФУ перераховують зі спеціального рахунку, а з оплати перших п’яти днів — із поточного рахунку підприємства. ЄСВ нараховують на всю суму лікарняних за ставкою 22%, для працівників з інвалідністю — 8,41%, і сплачують виключно власними коштами з поточного рахунку: використовувати фінансування ПФУ для ЄСВ заборонено ст. 26 Закону №1105-XIV.

Після виплати допомоги сформуйте та подайте до ПФУ «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам» протягом 1 місяця з дня фактичної виплати. Факт проведення банківського платежу в BAS не замінює подання цього повідомлення через кабінет ПФУ.

Окремо перевірте обмеження допомоги, якщо страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців. Денна виплата в такому разі обмежується сумою, розрахованою з мінімальної зарплати: 8 647 / 30,44 = 284,07 грн за день. Для правильного автоматичного розрахунку в програмі мають бути коректно внесені дані про стаж і встановлені актуальні законодавчі показники.

Якщо лікарняний перехідний, наприклад із 25 жовтня по 08 листопада, середню зарплату повторно не визначають: розрахунковий період прив’язаний до початку страхового випадку. Та сама середньоденна зарплата застосовується до всіх його днів, навіть при переході на інший місяць або календарний рік. У документі «Лікарняний лист» перевірте окремі рядки за жовтень і листопад на вкладці «Нараховано (докладно)».

Розподіл потрібний для перевірки мінімальної та максимальної бази ЄСВ за кожний місяць окремо. Максимальна база становить 172 940 грн, мінімальна зарплата — 8 647 грн; якщо сукупна місячна база із зарплати та лікарняних менша за мінімальну, у документі «Нарахування зарплати та внесків» перевіряють донарахування ЄСВ до мінімального внеску. Для перевірки права на податкову соціальну пільгу перехідні лікарняні також відносять до місяців, за які вони нараховані.

У додатку Д1 перехідний лікарняний відображають окремими рядками за відповідні місяці із зазначенням місяця та року нарахування, сум і днів непрацездатності. Для звичайних лікарняних застосовують код категорії застрахованої особи «29».

Проведення:

Надходження фінансування ПФУ на спеціальний рахунок — Дт 313 – Кт 378.

Виплата перших п’яти днів лікарняного з поточного рахунку — Дт 663 – Кт 311.

Виплата допомоги ПФУ зі спеціального рахунку — Дт 663 – Кт 313.

Перерахування ПДФО з допомоги ПФУ — Дт 641/ПДФО – Кт 313.

Перерахування військового збору з допомоги ПФУ — Дт 642/ВЗ – Кт 313.

Перерахування ПДФО з оплати перших п’яти днів — Дт 641/ПДФО – Кт 311.

Перерахування військового збору з оплати перших п’яти днів — Дт 642/ВЗ – Кт 311.

Сплата ЄСВ, нарахованого на всю суму лікарняних, власними коштами підприємства — Дт 651 – Кт 311.

Раді допомогти, звертайтесь ще!