Облік заправки авто для відрядження: правильні проводки та нюанси

Заправку 31.10.2026 для повернення автомобіля з повним баком відображають як витрати на експлуатацію орендованого авто, пов’язані зі службовою поїздкою та виконанням умов договору оренди. Придбане пальне оприбутковують на субрахунок 203 і списують на рахунок 92, 93 або 23 залежно від мети використання автомобіля. Те, що заправка відбулася наступного дня після завершення відрядження, не перешкоджає визнанню цих витрат за належного документального підтвердження.

За умовою «отримали з повним баком — повертаємо з повним баком» остання заправка відновлює обсяг пального, фактично витраченого від останньої проміжної заправки до повернення автомобіля. Тому її не розглядають як окрему безоплатну передачу пального орендодавцю. За однакового початкового та кінцевого залишку не виникає додаткового блага за пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та об’єкта оподаткування ПДВ у зв’язку з такою передачею.

У договорі оренди має бути передбачено повернення авто з повним баком, а в актах отримання та повернення від 31.10.2026 — зафіксовано однаковий рівень пального або конкретну кількість літрів. Подорожній чи маршрутний лист оформлюють за весь період фактичного використання автомобіля — з 25.10.2026 по 31.10.2026, включаючи його повернення орендодавцю. У ньому зазначають маршрут, показання спідометра, початковий і кінцевий залишки пального, усі заправки та розрахунок витрат за затвердженими підприємством нормами відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Чек від 31.10.2026 разом з іншими чеками додають до звіту підзвітної особи або переліку підтвердних документів щодо витрат на відрядження та експлуатацію орендованого автомобіля з урахуванням пп. 170.9.1, 170.9.4 ПКУ. У документах заправку 31.10.2026 зазначають як придбання пального для повернення орендованого авто відповідно до договору.

Якщо ТОВ є платником ПДВ, податковий кредит відображають за зареєстрованою ПН або касовим чеком у межах 240 грн із ПДВ за день відповідно до п. 201.11 ПКУ. Якщо ПН немає і чек не дає права на податковий кредит, ПДВ включають до первісної вартості пального за п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text.

Проведення:

Оприбуткування пального за чеками, включаючи заправку 31.10.2026, — Дт 203 – Кт 372.

Відображення податкового кредиту за наявності належної підстави — Дт 641/ПДВ – Кт 372.

Відшкодування працівнику витрачених власних коштів — Дт 372 – Кт 311 або 301.

Списання фактично використаного пального в межах норм на підставі маршрутного листа та акта списання — Дт 92, 93 або 23 – Кт 203.

Оскільки автомобіль отримано й повернуто з однаковим залишком у баку, загальний обсяг витраченого пального відповідатиме обсягу придбаного за всіма чеками, включаючи чек від 31.10.2026. Після відображення списання залишок на субрахунку 203 за цим автомобілем на дату повернення закривається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!