Звітність по ЄСВ за загиблого працівника: нюанси та податки

Остаточний розрахунок (зарплата за жовтень до 18.10 та компенсація відпустки), нарахований і виплачений у листопаді, включає ЄСВ, ПДФО і військовий збір; у звітності за жовтень показуєте лише припинення трудових відносин, а суми нарахувань і базу ЄСВ відображаєте в Д1 за листопад із прив’язкою до жовтня.

Обґрунтування

1. Підстава та дата припинення трудових відносин. Трудовий договір припиняється за підставою смерті працівника – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, датою припинення є дата смерті, а не дата наказу чи отримання свідоцтва (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП). У вашій ситуації датою припинення вважається 18.10.2026, а наказ, найімовірніше, оформлюється 06.11.2026.

2. Звіт за жовтень (ЄСВ-частина – додатки Д5 і Д1).

   • У Д5 за жовтень потрібно показати припинення трудових відносин:
     • графа 10 – 18.10.2026 (дата смерті);
     • графа 16 – дата і номер наказу від 06.11.2026;
     • графа 17 – підстава «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».
   • Якщо зарплата за жовтень ще не була нарахована до подання жовтневого розрахунку, у Д1 за жовтень цього працівника з сумами не показуєте. Зарплату за дні до смерті та компенсацію відпустки, нараховані в листопаді, відобразите в листопадовому Д1 з кодом типу нарахувань «1» і місяцем жовтень у графі 10 (аналогічно описано для випадків смертей у матеріалах щодо заповнення Д1 і Д5).

3. Звіт за листопад (ЄСВ-частина – додаток Д1).

   • У листопаді в Д1 на цього працівника формуєте рядок з:
     • графа 9 – тип нарахувань «1» (нарахування за минулий місяць після припинення трудового договору);
     • графа 10 – «10.2026»;
     • графи сумових показників – сума зарплати, нарахованої за період до 18.10.2026, та сума компенсації за невикористану відпустку як складову фонду оплати праці.
   • На цю суму нараховуєте ЄСВ як на заробітну плату (у тому числі компенсацію відпустки), оскільки база ЄСВ – це сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, що включають основну та додаткову зарплату і компенсаційні виплати, а на виплати, нараховані померлому за період, що закінчується днем смерті, ЄСВ нараховується на загальних підставах (ч. 2 ст. 7 Закону № 2464-VI, позиція контролюючих органів у роз’ясненнях ЗІР щодо померлих працівників).

4. Оподаткування ПДФО та військовим збором.

   • Усі належні померлому суми (зарплата до 18.10, компенсація відпустки, лікарняні – якщо були) оподатковуються як звичайна зарплата:
     • ПДФО – 18 % (п. 162.3 Податкового кодексу України);
     • військовий збір – 5 % (пп. 1 пп. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
   • Утримання податків здійснюєте при нарахуванні в листопаді, незалежно від того, що кошти фактично отримує син загиблого, а не сам працівник.

У вашій ситуації: за жовтень у ЄСВ-звіті фіксуєте лише факт припинення трудових відносин, а всі нарахування за дні до смерті та компенсацію відпустки, з ЄСВ, ПДФО і військовим збором, відображаєте у листопадовому Д1 як донарахування за жовтень.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?