Чи зобов'язане ТОВ надавати документи за 2025 рік

Формально подання документів є правом платника, проте повністю проігнорувати повідомлення ДПС не можна — це призведе до автоматичної відмови в реєстрації ПН. Якщо контрагенти 2025 року дійсно не мають відношення до ланцюга постачання товару/послуги за ПН 2026 року, ТОВ має право не надавати первинні документи за 2025 рік, але зобов'язане надати письмове додаткове пояснення, в якому аргументовано довести їхню непов'язаність із заблокованою операцією.

Відповідно до п. 9 Порядку прийняття рішень про реєстрацію / відмову в реєстрації податкових накладних / розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, затвердженого наказом Мінфіну від 12.12.2019 № 520 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1245-19#Text платник податку має право подати додаткові пояснення та копії документів протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання Повідомлення.

Якщо платник податку взагалі не подає додаткових пояснень та документів, комісія регіонального рівня протягом 5 робочих днів після спливу граничного строку приймає рішення про відмову в реєстрації ПН. Верховний Суд (зокрема у постанові від 30.01.2026 у справі № 260/224/24) наголошує на важливості процедурної дисципліни: ігнорування запиту контролюючого органу позбавляє платника безумовного захисту в суді, оскільки податковий орган отримує формальну законну підставу для відмови.

Згідно з п. 4 та п. 5 Порядку № 520 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1245-19#Text, пояснення та копії документів подаються платником виключно для підтвердження інформації, зазначеної у зупиненій податковій накладній (до конкретної господарської операції, яка стала підставою для зупинення). Процедура розблокування ПН не повинна підміняти собою повноцінну документальну податкову перевірку всієї господарської діяльності підприємства за минулі періоди.

Тому, якщо ТМЦ/послуги 2025 року мають зв'язок із ПН 2026 року (наприклад, реалізований у 2026 році товар придбавався у 2025 році та перебував на залишках, або послуги 2025 року входять до виробничої собівартості продукції 2026 року) — податківці вимагають підтвердження джерела походження товару/послуги. У такому разі ненадання документів за 2025 рік потягне відмову через непідтвердження реальності та джерела походження товару. Документи слід надати.

Якщо операції 2025 року взагалі не пов'язані з ПН 2026 року (інша номенклатура, інший вид діяльності, товар придбано в інших постачальників у 2026 році), не залишайте повідомлення без відповіді. Протягом 5 робочих днів сформуйте та надішліть в електронній формі Повідомлення про подання додаткових пояснень та/або копій документів (код форми J1307801).

У тексті додаткових пояснень детально опишіть ланцюг заблокованої операції 2026 року, зазначте реальних постачальників сировини/товарів для цієї операції та прямо вкажіть, що взаємовідносини з контрагентом за 2025 рік стосувалися іншої номенклатури/періоду і не мають жодного причинно-наслідкового зв'язку з господарською операцією за цією ПН.

За потреби додайте оборотно-сальдові відомості (наприклад, за рахунками 20, 26, 28) та первинні документи актуальних постачальників 2026 року, які підтверджують придбання саме цього товару/послуги.

Раді допомогти, звертайтесь ще!