Оформлення списання обладнання без акту у бухгалтерії: поради

Якщо акт датований жовтнем 2026 року (і дата передачі в ньому жовтень 2026).

Зберіть документи: 1.Лист запит від військового підрозділу
2. Рішення про передачу обладнання для потреб ЗСУ варто оформити наказом по підприємству. В наказі потрібно зазначити: підстави для надання допомоги, наприклад реквізити договору або відповідних листів, якими обмінювалися сторони; інформацію (реквізити) про отримувача допомоги; цільове призначення допомоги; вид допомоги (гроші, ТМЦ, ОЗ тощо) та її розмір в грошовому еквіваленті;осіб, відповідальних за передання допомоги; спосіб, в який благодійник контролюватиме цільове використання такої допомоги (у разі необхідності).
3. Акт приймання-передачі обладнання
Потрібно скласти та підписати обома сторонами акт приймання-передання або будь-який інший документ, який міститиме всі обов’язкові реквізити первинного документа, визначені ст. 9 Закону про бухоблік.
В акту приймання-передачі варто також зазначити, що передання допомоги є безкоштовним. З боку підприємства акт повинна підписати особа, на яку згідно з наказом керівника покладено обов’язок передання цієї допомоги її безпосередньому отримувачу. А від військового підрозділу або командир підрозділу, або особа, яка відповідає за матеріальне забезпечення.
Бухгалтерські проводки:
Дт 631 Кт 311 – оплатили обладнання Дт 209 Кт 631 – отримали від постачальника Дт 949 Кт 209 – передали військовим. Цю ж суму і вказуйте в акті прийому передачі.
Щодо ПДВ
Згідно до п.32 -1 підр. 2 р. ХХ ПКУ Операції з добровільної передачі або відчуження коштів, товарів, у тому числі підакцизних, надання послуг на користь Збройних Сил України та підрозділів територіальної оборони без попереднього або наступного відшкодування їх вартості не вважаються операціями з реалізації для цілей оподаткування.»
У випадках здійснення операцій з безоплатної (без будь-якої грошової, матеріальної або інших видів компенсації) передачі/надання товарів та послуг установам або організаціям, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, для потреб забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави, такі операції не вважаються операціями з постачання товарів/послуг, та, відповідно, податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ не нараховуються.
Податок на прибуток
Незважаючи на те чи застосовуєте ви податкові різниці чи ні то така передача за правилами бухгалтерського обліку, уся сума витрат зменшить фінансовий результат. Така передача не призводить до коригування фінрезультату (п.69.6 підр.10 розд.ХХ ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462 ).

Якщо Ви застосовуєте податкові різниці то треба буде в річній декларації цю суму допомоги показати в додатку БД та додатку ПП. У разі безоплатного передання коштів, товарів, виконання робіт або надання послуг на користь ЗСУ, Нацгвардії, СБУ та інших визначених п.п. 69.6 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ отримувачів платник податку на прибуток заповнює таблицю 6 додатка БД до декларації незалежно від того, чи перевищує сума допомоги 4 % оподатковуваного прибутку попереднього звітного року. Таблиці 1 та 2 додатка БД у такому випадку не заповнюються. Показник рядка 6.1 графи 7 таблиці 6 враховується при визначенні суми податкової пільги та відображається в додатку ПП за кодом пільги 11020399. Суму пільги визначають як позитивну різницю між податком на прибуток, розрахованим без застосування п.п. 69.6 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, та податком, розрахованим із застосуванням цієї норми. Якщо за результатами розрахунку сума пільги дорівнює нулю, додаток ПП подавати не потрібно.

Якщо в акті зазначено дату передачі листопад 2025 року це вважається помилкою минулого періоду (невідображення господарської операції). Оскільки обладнання фактично вибуло у 2025 році, його потрібно було списати тоді ж. Витрати відображаються через зміну сальдо нерозподіленого прибутку на початок 2026 року (Дт 44 Кт 20, 22, 28). Необхідно подати уточнюючу фінансову звітність та декларацію з податку на прибуток за 2025 рік.

Раді допомогти, звертайтесь ще!