Алгоритм дій працедавця при встановленні інвалідності працівника

У зв’язку з встановленням працівнику інвалідності окрема заява і наказ не потрібні, достатньо витягу експертної команди і правильного оформлення його в кадрових та бухгалтерських документах. Заява знадобиться лише для конкретних дій за бажанням працівника, наприклад для відпустки без збереження зарплати.

Обґрунтування

Статус особи з інвалідністю виникає з дня встановлення інвалідності. Для відпустки подовженої тривалості застосовуємо норми ч. 7 ст. 6 Закону України «Про відпустки», де встановлено 30 календарних днів для I–II груп і 26 календарних днів для III групи інвалідності, з дати встановлення інвалідності за документом про інвалідність, а не з дати звернення до роботодавця ч. 7 ст. 6 Закону №504/96-ВР.

Для пільгової ставки ЄСВ 8,41 % орієнтуємося на дату отримання документа роботодавцем. Для застосування зниженої ставки до зарплати осіб з інвалідністю важливо підтвердити інвалідність документом, а ставка 8,41 % починає діяти з дати отримання цього документа роботодавцем, навіть якщо інвалідність встановлена раніше ч. 13 ст. 8 Закону №2464-VI.

Документом, що підтверджує інвалідність з 2025 року, є витяг із рішення експертної команди або довідка МСЕК, видана до 01.01.2025. Саме на їх підставі застосовують пільгову ставку ЄСВ та інші пільги, за умови що витяг належним чином оформлений відповідно до Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ абз. 7 пп. 5 п. 2 розд. III Інструкції №449.

Підставою для надання пільг є сам документ про інвалідність, а не заява про її встановлення. Законодавство не зобов’язує працівника писати заяву про встановлення інвалідності чи роботодавця видавати наказ про «встановлення інвалідності». Достатньо отримати та долучити до особової справи документи, які підтверджують інвалідність, відповідно до правил формування особових справ п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

Заява потрібна лише тоді, коли працівник реалізує конкретне право. Наприклад для відпустки без збереження зарплати за ст. 25 Закону про відпустки працівник подає заяву і на підставі заяви видається наказ про надання такої відпустки, але це вже окремий крок після підтвердження інвалідності.

Підсумок. Роботодавець фіксує статус інвалідності в особових документах, з 17.10.2026 застосовує ставку ЄСВ 8,41 % і перераховує щорічну відпустку з 16.10.2026, а заяву оформлює лише за ініціативою працівника для конкретних пільг чи відпусток.

Алгоритм дій

1. Прийняти та перевірити витяг.
   Переконайтеся, що витяг від 16.10.2026 належним чином оформлений
   електронний PDF з печаткою МОЗ або паперовий оригінал з підписом і печаткою медзакладу.

2. Зареєструвати документ.
   Зареєструйте витяг у журналі вхідної кореспонденції або в електронній системі.
   Дата реєстрації 17.10.2026 буде датою, з якої можна застосовувати ЄСВ 8,41 %.

3. Долучити до особової справи.
   Підшити витяг до особової справи працівника як документ, що дає право на пільги.
   Укласти завірену копію для бухгалтерії для застосування ставки ЄСВ 8,41 %.

4. Внести відмітки в особову картку П‑2.
   У розділі про пільги і додаткові відомості зазначити
   групу інвалідності III, дату встановлення 16.10.2026 і строк дії якщо він обмежений.

5. Перерахувати щорічну відпустку.
   Для робочого року, в який увійшла дата 16.10.2026
   до 15.10.2026 застосовувати стандартні 24 календарні дні
   з 16.10.2026 – подовжену тривалість 26 календарних днів як для III групи інвалідності.

6. Застосувати ставку ЄСВ 8,41 %.
   Починаючи з 17.10.2026 до всіх нарахувань зарплати працівнику застосовувати ставку ЄСВ 8,41 %.
   Якщо частину жовтневої зарплати вже нарахували за 22 % до дати отримання витягу то коригування не потрібне.

7. Перевірити умови праці.
   За наявності в витягу рекомендацій або ІПР перевірити
   чи не протипоказана працівнику його робота і чи потрібні зміни робочого місця або режиму.

8. Заяви і накази.
   Спеціальної заяви і наказу саме про встановлення інвалідності не оформлюємо.
   Накази видаємо лише під конкретні дії наприклад переведення на іншу роботу чи надання відпустки за заявою.

Зразок заяви про надання відпустки без збереження зарплати особі з інвалідністю

<article data-source="23" data-title="Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати особі з інвалідністю">
<p align="right">Директору ТОВ «Світло-Плюс»</p>
<p align="right">Ігорю БОНДАРЕНКУ</p>
<p align="right">від інженера відділу експлуатації</p>
<p align="right">Марії КОВАЛЕНКО</p>
<p align="center"><b>ЗАЯВА</b></p>
<p>Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати, як особі з інвалідністю III групи, тривалістю 14 календарних днів з 01 листопада 2026 року.</p>
<p>Додаток: посвідчення особи з інвалідністю 3-ї групи серія АВС № 123456.</p>
<table>
<tr><td>20.10.2026</td><td align="center"><i>Коваленко</i></td></tr>
</table>
</article>

Замініть назву підприємства, ПІБ, посаду, групу інвалідності, дати, серію і номер посвідчення на фактичні дані вашого працівника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?