Сторнування відпускних та оформлення тимчасової непрацездатності працівниці

На практиці сторнувати відпускні слід у тому місяці, коли весь лікарняний (усі Е‑лікарняні по цьому випадку) набуде статусу «Готовий до сплати» і буде заява працівниці та наказ про продовження/перенесення відпустки; тимчасова дебіторська заборгованість можлива, але надалі закриється лікарняними й новими відпускними, а оформлення робите через заяву працівниці + наказ роботодавця та коригування табеля.

Обґрунтування

1. Коли сторнувати відпускні. Невикористані дні щорічної відпустки, що збіглись з лікарняним, підлягають або продовженню, або перенесенню на інший період на кількість днів хвороби, підтверджених листком непрацездатності, згідно зі ст. 11 Закону №504 та ст. 80 КЗпП. У бухобліку коригування роблять у місяці, коли листок непрацездатності (або всі Е‑лікарняні по цьому випадку) готовий до сплати і прийняте рішення про продовження/перенесення відпустки: сторнуються відпускні за дні хвороби, нараховуються лікарняні, а за потреби — нові відпускні за продовжену/перенесену частину.

2. Чи буде «дебіторка» по зарплаті. Якщо ви сторнуєте відпускні раніше, ніж нарахуєте лікарняні та, можливо, нові відпускні, на рахунках може утворитись тимчасова заборгованість працівниці (переплата). Це технічна ситуація. Після нарахування лікарняних та/або відпускних за продовжену (перенесену) частину ця різниця, як правило, перекривається і заборгованість зникає, або її можна врегулювати утриманням з наступних нарахувань у межах загальних правил відрахувань із заробітної плати.

3. Як оформити переривання відпустки через тимчасову непрацездатність. Щорічна відпустка на час хвороби не використовується, а має бути продовжена або перенесена відповідно до ст. 11 Закону №504. Алгоритм дій:

   • після закриття всього періоду тимчасової непрацездатності працівниця подає заяву про продовження відпустки на кількість днів хвороби або про перенесення цих днів на інший період;
   • на підставі заяви та листка непрацездатності роботодавець видає наказ про продовження або перенесення щорічної відпустки;
   • кадровик коригує табель обліку робочого часу (дні, що припали на лікарняний, позначаються як «ТН»/26 замість «В»/08, а продовжена/перенесена відпустка — «В»/08) і за потреби вносить зміни до графіка відпусток;
   • бухгалтер на підставі наказу робить сторнування відпускних за дні хвороби, нараховує лікарняні та, якщо продовжена/перенесена відпустка переходить на інший місяць, перераховує середню зарплату за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 №100, і нараховує нові відпускні.

4. Практична порада щодо часу заяви і наказу. Доцільно приймати заяву про продовження/перенесення й видавати наказ після закриття всього лікарняного випадку, щоб не довелось повторно змінювати документи, якщо Е‑лікарняний буде продовжено. Це не суперечить вимогам ст. 11 Закону №504, оскільки невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення причин, що її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період.

Коригування відпускних і оформлення документів прив’яжіть до дати закриття лікарняного та прийнятого спільного рішення про продовження чи перенесення відпустки.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?