Оплата оренди офісу: облік, відшкодування та податкові наслідки

У жовтні 2026 року можна укласти з фізособою договір про надання послуг або договір доручення, визначивши винагороду та порядок відшкодування витрат. Винагорода оподатковується ПДФО 18%, військовим збором 5% та ЄСВ 22%. Окрему компенсацію орендної плати податківці розглядають як додаткове благо з утриманням ПДФО 18% і військового збору 5%, але без ЄСВ.

Договір оформлюють відповідно до ст. 901 або ст. 1000 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. У ньому потрібно визначити дії щодо зміни адреси в ЄДР, супутні дії, суму винагороди та порядок розрахунків. Оскільки фізособа вже виконала дії без попереднього оформлення відносин, договором необхідно врегулювати й ці операції.

Для підтвердження оплати оренди фізособа подає заяву про відшкодування витрат та оригінал квитанції банку, платіжного доручення або чека. Документ повинен містити призначення платежу — орендна плата за договором оренди ТОВ, а також реквізити підприємства й орендодавця. Після завершення реєстраційних дій складають акт наданих послуг із зазначенням їх обсягу та винагороди.

Винагорода за ЦПХ включається до оподатковуваного доходу за пп. 164.2.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Із неї утримують ПДФО 18% за п. 167.1 ПКУ та військовий збір 5% за підрозділом 10 розділу XX ПКУ. ЄСВ нараховують додатково за ставкою 22% відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 та ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» №2464-VI https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17. Оскільки виконавець не є штатним працівником, ЄСВ розраховують із фактичної винагороди без донарахування до мінімального внеску.

Окреме відшкодування 5 000 грн витрат фізособі, яка не є працівником, контролюючі органи визнають додатковим благом за пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ. ПДФО становить 5 000 × 18% = 900 грн, військовий збір — 5 000 × 5% = 250 грн. Оскільки виплата грошова, натуральний коефіцієнт не застосовується. ЄСВ на таке додаткове благо не нараховують. У додатку 4ДФ компенсацію відображають з ознакою доходу «126».

Для уникнення спору щодо додаткового блага можна включити 5 000 грн до загальної ціни договору ЦПХ як частину винагороди, визначивши її розмір з урахуванням податків. Тоді вся сума оподатковується ПДФО 18%, військовим збором 5% та ЄСВ 22% і відображається у 4ДФ з ознакою доходу «102». Інший варіант — договір доручення з чітким документальним підтвердженням цільової оплати оренди.

Річну орендну плату 5 000 грн обліковують на рахунку 39 із щомісячним віднесенням до адміністративних витрат.

Відображено річну орендну плату за договором та актом орендодавця — Дт 39 – Кт 685 (орендодавець), 5 000 грн.

Зараховано оплату оренди третьою особою за платіжним документом і договором/актом — Дт 685 (орендодавець) – Кт 685 (фізособа) або 377, 5 000 грн.

Відшкодовано фізособі витрати за дорученням — Дт 685 (фізособа) – Кт 311, 5 000 грн. Якщо компенсація оподатковується як додаткове благо, з цієї суми утримують ПДФО та військовий збір.

Щомісяця віднесено орендну плату до адміністративних витрат — Дт 92 – Кт 39, 5 000 / 12 = 416,67 грн.

Нараховано винагороду за ЦПХ за актом, умовно 4 000 грн — Дт 92 – Кт 685 (або 663), 4 000 грн.

Нараховано ЄСВ із винагороди — Дт 92 – Кт 651, 4 000 × 22% = 880 грн.

Утримано ПДФО з винагороди — Дт 685 (663) – Кт 641/ПДФО, 4 000 × 18% = 720 грн.

Утримано військовий збір із винагороди — Дт 685 (663) – Кт 642/ВЗ, 4 000 × 5% = 200 грн.

Виплачено винагороду після утримання податків — Дт 685 (663) – Кт 311, 4 000 − 720 − 200 = 3 080 грн.

Раді допомогти, звертайтесь ще!