Повернення коштів директору: оформлення та закриття заборгованості

Так, підприємство має повне право виплатити ці кошти директору зараз — це є поверненням боргу, яке не оподатковується ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Якщо виплачувати кошти немає можливості, заборгованість можна закрити через прощення боргу або списання за спливом позовної давності (в обох випадках виникає дохід платника єдиного податку за ставкою 3%).

Варіант 1. Повернення коштів директору (найкращий варіант)

Чи можна повернути зараз?

Так. Цивільне законодавство не забороняє боржникові добровільно виконати своє грошове зобов'язання, навіть якщо строк позовної давності сплив (Цивільний кодекс України, ст. 267). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1468

Більше того, за відсутності встановленого внутрішніми положеннями підприємства чіткого строку повернення перевитрат підзвітній особі застосовується норма Цивільний кодекс України, ч. 2 ст. 530: обов'язок виплати настає протягом 7 днів від дня пред'явлення вимоги кредитором. До моменту подання директором письмової вимоги перебіг загального 3-річного строку позовної давності (Цивільний кодекс України, ст. 257) за такими розрахунками взагалі не розпочинається.

Податкові наслідки повернення:

• Єдиний податок: Повернення заборгованості підприємством є погашенням зобов'язання, воно не є доходом ТОВ і не впливає на базу обкладення єдиним податком.
• ПДФО, військовий збір, ЄСВ: Сума виплати не є доходом директора, оскільки підприємство лише компенсує раніше витрачені ним власні кошти на придбання майна підприємства. Об'єкта оподаткування ПДФО (18%), військовим збором (5%) та бази нарахування ЄСВ не виникає (Податковий кодекс України, пп. 165.1.11). У додатку 4ДФ операція не відображається. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3699
• ПДВ: Операція виплати грошових коштів директору не є об'єктом оподаткування ПДВ.

Як правильно оформити:

• Перевірити наявність оригіналів раніше затверджених авансових звітів за 2018, 2019, 2021 роки та первинних розрахункових і товаросупровідних документів (чеків, видаткових накладних тощо), що підтверджують придбання та оприбуткування сировини.
• Директор подає заяву довільної форми з вимогою виплатити заборгованість підприємства за зазначеними авансовими звітами.
• Оформлюється наказ (розпорядження) по підприємству про виплату заборгованості.
  Здійснюється перерахування коштів із поточного рахунку підприємства на банківську картку директора (платіжна інструкція з призначенням: «Повернення коштів за затвердженими авансовими звітами №... від ...») або виплата через касу за видатковим касовим ордером.
• Проведення в бухобліку:Дт 3721 — Кт 311 (або 301) — 100 000 грн.

Варіант 2. Альтернативні шляхи закриття боргу (без виплати коштів)

Якщо підприємство не планує повертати гроші, заборгованість можна закрити такими способами:

1. Прощення боргу директором

Суть операції: Директор на підставі Цивільний кодекс України, ст. 605 звільняє ТОВ від обов'язку повернення йому 100 000 грн.

Документальне оформлення: Письмова заява директора про прощення боргу або двостороння угода.

Бухгалтерський облік: Відповідно до НП(С)БО 11 «Зобов'язання», п. 5, якщо зобов'язання не підлягає погашенню, його списують до складу інших операційних доходів:Дт 3721 — Кт 717 — 100 000 грн.

Податки для директора: Доходу у фізичної особи не виникає, ПДФО та військовий збір не сплачуються (директор кошти не отримав).
Єдиний податок (3% + ПДВ): Оскільки прощена кредиторська заборгованість перетворюється на безоплатно отримані кошти/майно, вона включається до оподатковуваного доходу юрособи — платника єдиного податку згідно з Податковий кодекс України, п. 292.3:Єдиний податок = 100 000 × 3% = 3 000 грн.

2. Списання за спливом строку позовної давності

Суть операції: Якщо внутрішніми правилами або первинними документами підприємства було встановлено конкретний строк виплати компенсації і цей строк минув більше ніж 3 роки тому (з урахуванням призупинення позовної давності на час карантину та воєнного стану до 03.09.2025 р. і відновлення її перебігу з 04.09.2025 р.), заборгованість вважається безнадійною.

Єдиний податок: Відповідно до Податковий кодекс України, абз. 3 п. 292.3, до суми доходу юридичної особи — платника єдиного податку 3 групи, який є платником ПДВ, обов'язково включається кредиторська заборгованість, за якою минув строк позовної давності.

Дохід визнається на дату її списання за даними інвентаризації (Податковий кодекс України, п. 292.6):
Єдиний податок = 100 000 × 3% = 3 000 грн.
Оформлення: Акт інвентаризації розрахунків, бухгалтерська довідка, наказ керівника.

Бухоблік: Дт 3721 — Кт 717 — 100 000 грн.

https://7eminar.ua/news/13977-spisannya-debitorskoyi-zaborgovanosti

Раді допомогти, звертайтесь ще!