Чи може ФОП включити накладну в товарний облік

Прямо вносити таку видаткову накладну як поточний прибутковий документ до Форми товарного обліку не рекомендується (і методологічно некоректно), однак цей товар можна і потрібно внести до обліку через інший первинний документ — «Опис залишку товарів на початок обліку».

https://7eminar.ua/news/1006-yaki-dokumenti-pidtverdzuyut-oblik-ta-poxodzennya-tovariv-z-metoyu-vedennya

Державна реєстрація фізичної особи підприємцем відбулася 20 серпня 2026 року. Станом на 18 серпня статусу ФОП ви ще не мали, тому виписування юридичною особою накладної на «ФОП» до моменту його державної реєстрації є юридично некоректним. Водночас фізична особа та ФОП мають однаковий податковий номер (РНОКПП), а відповідно до ст. 320 Цивільного кодексу України громадянин має повне право використовувати особисте майно для провадження підприємницької діяльності. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1750,

Порядок ведення обліку товарних запасів регулюється Наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1411-21#n15

• Відповідно до п. 2 розд. I та п. 1 розд. II Порядку № 496, первинним документом для товарів, які вже є у підприємця на момент виникнення обов'язку ведення товарного обліку, є Опис залишку товарів на початок обліку.
• Запис під номером 1 у Формі обліку товарних запасів (додаток до Порядку № 496) робиться саме на підставі такого опису.
• Опис складається у довільній формі, де зазначаються: назва товару, кількість, одиниці виміру та вартість, самостійно визначена ФОП.
• Отже, отримані до реєстрації (або до початку відповідної діяльності) товари відображаються у графі 3 як «Опис залишку товарів на початок обліку», а не як накладна постачальника.

https://7eminar.ua/news/9858-vityag-ci-dovidka-msek-novi-vimogi-do-pidtverdzennya-invalidnosti-u

Що робити з накладною від юрособи:

• Оскільки товар отримано з відтермінуванням платежу, у вас зберігається цивільно-правове зобов'язання перед юрособою. Рекомендується попросити постачальника виправити реквізити (або перевиписати накладну датою після 20.08.2026 на діючий ФОП), або укласти/уточнити договір купівлі-продажу.
  Накладну від 18.08 та внутрішній документ про передачу товару в підприємницьку діяльність (наприклад, акт введення залишків) слід зберігати: вони підтверджують законність походження товару та наявність кредиторської заборгованості перед постачальником.

Чи взагалі виникає обов'язок вести Форму товарного обліку: Згідно з п. 12 ст. 3 Закону України «Про застосування РРО...» № 265/95-ВР, обов'язок вести товарний облік за Порядком № 496 поширюється:

• На ФОП на загальній системі оподаткування (якщо здійснюються розрахункові операції);
• На ФОП на спрощеній системі (платників ПДВ);
• На «безПДВшних» платників єдиного податку — виключно у разі продажу трьох категорій товарів: технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту; лікарських засобів та виробів медичного призначення; ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів/каміння.

Зверніть увагу: оскільки статус платника єдиного податку набувається з 01.09.2026, у період з 20 по 31 серпня 2026 року ФОП юридично перебував на загальній системі оподаткування. Якщо в цей період реалізація товару за готівку/картки не проводилася, а продажі починаються на спрощеній системі і товари не належать до зазначених трьох ризикових груп, вести товарний облік за Порядком № 496 взагалі не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!