Ведення обліку інтернет-торгівлі: зведені документи та вимоги

Так, ви маєте повне право вести бухгалтерський облік розрахунків у програмі BAS на єдиному узагальненому контрагенті «Кінцевий споживач» (або «Неплатник ПДВ»). Оформлювати індивідуальну видаткову накладну в обліку на кожну фізособу не обов'язково — бухгалтерське проведення реалізації та списання готової продукції можна оформлювати зведеним документом за день.

1. Облік на узагальненому контрагенті в BAS

При роздрібній торгівлі кінцевим споживачам (фізичним особам – неплатникам ПДВ) законодавство не зобов'язує підприємство відкривати окрему аналітичну картку покупця на субрахунках 361 чи 681 під кожне прізвище.

Аналітичний і синтетичний облік розрахунків із покупцями ведеться на узагальненому контрагенті («Кінцевий споживач», «Роздрібний покупець»).
Персоналізовані дані замовників (ПІБ, телефон, номер замовлення) обов'язково зберігаються в електронній базі інтернет-магазину (CRM, підсистемі замовлень BAS) та у фіскальних чеках ПРРО.

2. Правомірність зведеного документа на реалізацію

Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ч. 1 ст. 9 та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, п. 2.1, підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи. При цьому для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів дозволяється складати зведені документи.

Отже, підприємство може не дублювати кожну дрібну поставку окремою видатковою накладною у фінансовому обліку, а списувати виробничу собівартість (Дт 901 Кт 26) та визнавати дохід (Дт 361 Кт 701) зведеним щоденним документом на всю партію відвантаженого за день товару.

Важливо для покупця: фізособі під час передачі товару надається розрахунковий документ — фіскальний чек ПРРО (на виконання ст. 3 Закону України «Про застосування РРО» № 265/95-ВР) у паперовій або електронній формі (на e-mail/SMS), а також бланк замовлення/товарний чек із переліком продукції або гарантійний талон (якщо передбачено).

3. Які первинні документи потрібні для зведеного варіанта

Щоб податкові органи не мали претензій щодо реальності операцій та списання запасів, для формування зведеної реалізації необхідний такий комплект документів:

Зведений обліковий документ (первинний):

Внутрішній документ підприємства: «Зведена видаткова накладна» або «Акт про реалізацію та відпуск продукції за день».
Він має містити всі обов'язкові реквізити відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ч. 2 ст. 9: назву документа, дату складання, перелік найменувань продукції, її кількість, облікову та продажну вартість, посади та підписи відповідальних осіб (комірника, менеджера або бухгалтера).

Підтвердні додатки до зведеного документа (реєстри):

Реєстр замовлень інтернет-магазину за день: вивантаження з бази/CRM із зазначенням номерів замовлень, ПІБ отримувачів, номерів фіскальних чеків та переліку відправлених позицій.

Транспортні документи перевірника: реєстр експрес-накладних (ЕН) перевізника («Нова пошта» тощо), що засвідчує фактичну передачу продукції зі складу підприємства для доставки конкретним одержувачам.
Розрахункові реєстри: щоденний Z-звіт ПРРО та банківські виписки за еквайрингом (WayForPay / monobank), що підтверджують отримання оплати.

4. Особливість ПДВ при передоплаті

Зверніть увагу: за Податковим кодексом України, п. 187.1 податкові зобов'язання з ПДВ визначаються за правилом «першої події». Оскільки покупці здійснюють передоплату:

Податкові накладні складаються на дату зарахування/фіскалізації оплат, а не на дату фактичного відвантаження товару перевізнику.
Підприємство реєструє податкову накладну на неплатника ПДВ (тип причини «02») за щоденними підсумками операцій на дату отримання коштів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!