Особливості відображення лікарняного по вагітності в звітності ЄСВ

Увесь лікарняний по вагітності та пологах показуєте в Об’єднаній звітності за вересень 2026 року: ЄСВ нараховуєте в місяці фактичного нарахування допомоги, розподіляєте суму за місяцями відпустки і по кожному місяцю показуєте в Додатку 1 окремими рядками, а контроль «мінімалки» робите місяць у місяць.

Обґрунтування

1. Місяць відображення ЄСВ — місяць нарахування декретних. Допомога по вагітності та пологах є базою нарахування ЄСВ, її відображають у звітності в тому місяці, коли суму фактично нараховано в обліку, а не за датою відкриття листка чи виплати. Це відповідає правилу, що декретні належать до бази ЄСВ із розподілом за місяцями, але формально нараховуються разово в одному місяці нарахування.

2. Порядок розподілу суми декретних за місяцями для цілей ЄСВ. Для допомоги по вагітності та пологах ЄСВ нараховують окремо за кожен місяць. Спочатку визначають середньоденний розмір допомоги (загальна сума / 126 або інша тривалість), далі визначають суму, що припадає на кожен місяць, множачи середньоденний показник на кількість календарних днів відпустки в конкретному місяці, а вже потім на цю місячну суму множать ставку ЄСВ 22% або 8,41% згідно з пп. 2 п. 2 розд. IV Інструкції №449.

3. Заповнення Додатка 1 (ЄСВ) за вересень 2026 року. У Додатку 1 за вересень створюєте кілька рядків за працівницею:

   • для кожного місяця декретної відпустки окремий рядок із сумою декретних за цей місяць;
   • графа 08: код «42» (або «43» для працівниці з інвалідністю);
   • графа 10: місяць і рік, на які припадає період відпустки (наприклад, «08.2026», «09.2026» тощо);
   • графа 14: дні трудових відносин за місяць. У місяці початку, якщо є зарплата, дні трудових відносин показуєте в рядку із зарплатою, а в «декретному» рядку їх не дублюєте; у повних місяцях декрету графи 14 і 15 збігаються; в останньому місяці — у графі 14 повна кількість календарних днів місяця, а в графі 15 — лише дні декретної відпустки;
   • графа 15: кількість календарних днів відпустки по вагітності та пологах у кожному місяці;
   • графи 16, 17: сума декретних за відповідний місяць;
   • графа 20: нарахований ЄСВ за відповідний місяць.

4. Контроль мінімальної бази ЄСВ місяць у місяць. Після розподілу декретних за місяцями перевіряєте, чи не менша сума бази для ЄСВ за повний місяць за розмір мінімальної зарплати. Якщо за повний місяць (працівниця у трудових відносинах увесь місяць) сума декретних менша за МЗП, ЄСВ обчислюєте з мінімальної зарплати, множачи її на ставку 22%, як того вимагає ст. 8 Закону про ЄСВ. Таке порівняння проводите окремо за кожен місяць відпустки.

5. Вплив дати виплати на відображення ЄСВ. Дата фактичної виплати (10.09.2026) на порядок відображення ЄСВ не впливає, оскільки зобов’язання зі сплати ЄСВ виникає в місяці нарахування доходу. У Додатку 1 показуєте всі суми нарахувань та ЄСВ у вересні. У додатках щодо ПДФО/ВЗ (4ДФ) декретні відобразите як неоподатковуваний дохід з ознакою «128», при цьому ЄСВ із цих сум уже буде враховано в Додатку 1 вересня.

За вашим випадком ЄСВ на декретні повністю нараховуєте і показуєте в Об’єднаній звітності за вересень 2026 року з розподілом допомоги по місяцях відпустки та контролем мінімальної бази в кожному місяці.