Як відобразити лікарняний працівниці ФОП у звітності

Працівницю до появи листка непрацездатності слід тимчасово табелювати як «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин), після оформлення паперового чи електронного лікарняного — виправити табель на «ТН» і діяти в загальному порядку; якщо ж листок непрацездатності так і не буде оформлено, період можна визнати неоплачуваною тимчасовою непрацездатністю «НН» на підставі медичного висновку і внутрішніх документів роботодавця.

Обґрунтування

1. Чому е-лікарняний не формується і що з цим робити. Електронний листок непрацездатності формується в Реєстрі на підставі медичного висновку лише якщо особа ідентифікована як застрахована у реєстрі застрахованих осіб, який веде ПФУ (це передбачено наказом МОЗ № 1234 та Положенням про реєстр, затвердженим постановою ПФУ № 10-1). За відсутності актуальних даних через неподачу квартального розрахунку система «не бачить» трудові відносини, тож е-лікарняний не з’являється в кабінеті ФОП.

2. Паперовий лікарняний як основний вихід. Якщо протягом більше 7 днів від дати створення медичного висновку через технічні проблеми неможливо сформувати е-лікарняний, заклад охорони здоров’я зобов’язаний видати паперовий листок непрацездатності до усунення таких проблем згідно з п. 8 наказу МОЗ № 1066. Працівниці слід письмово звернутися до керівника закладу або адміністрації з вимогою видати паперовий листок непрацездатності.

3. Як табелювати відсутність до появи листка. Поки є лише медичний висновок або усні пояснення, але немає сформованого е-лікарняного чи паперового листка, підстав для призначення допомоги немає, тому рекомендують:

   • тимчасово ставити в табелі код «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин;
   • після появи е-лікарняного або паперового листка скоригувати табель, замінивши «НЗ» на «ТН» (тимчасова непрацездатність) і нарахувати лікарняні в загальному порядку.

4. Якщо листок так і не буде оформлено: «НН» і які документи потрібні. Підставою для призначення допомоги є листок непрацездатності, сформований на основі медичного висновку або документа про усиновлення/опіку, згідно з Законом № 1105-14. Якщо ні е-лікарняний, ні паперовий ЛН отримати не вдалось, допомогу призначити не можна. Тоді період можна визнати неоплачуваною тимчасовою непрацездатністю з табельною позначкою «НН» на підставі:

   • медичного висновку (роздруківка / витяг з ЕСОЗ, інші медичні довідки);
   • письмових пояснень працівниці щодо причин відсутності;
   • доповідної записки/службової записки бухгалтера або кадровика;
   • наказу ФОП про визнання періоду відсутності поважною причиною без збереження зарплати.
     Ці документи підтверджують поважну причину, але не дають права на оплату без листка непрацездатності.

5. Як показувати у звітності. До появи листка непрацездатності суми лікарняних у Податковому розрахунку не відображаються. У Додатку з ЄСВ за відповідний місяць працівницю показують:

   • з кількістю днів трудових відносин у графі днів перебування;
   • без сум і без днів оплачених лікарняних, якщо допомога ще не призначена.
     Після того як листок з’явиться і будуть нараховані лікарняні, суми і дні тимчасової непрацездатності відображаються окремими рядками за відповідні місяці у звітності згідно з Порядком № 4 (наказ Мінфіну № 4).

У вашій ситуації ключове — домогтися оформлення або електронного, або паперового листка і до того часу табелювати «НЗ», а у випадку остаточної відсутності листка — зафіксувати період як неоплачувану непрацездатність «НН» з підтверджувальними медичними й внутрішніми документами.