Як зареєструвати податкову накладну після змін у керівництві

Ситуація, коли директор і бухгалтер звільнилися одночасно, а їхні КЕП скасовані, створює технічну перешкоду для реєстрації ПН за попередні періоди. Згідно з нормами законодавства, ПН має підписувати особа, яка має на це повноваження і на дату складання, і на дату реєстрації.

Зареєструвати в автоматичному режимі таку «стару» ПН новим КЕП директора зазвичай неможливо. Програмний комплекс ДПС надішле квитанцію про відмову через відсутність у нового керівника повноважень на дату складання документа. Оскільки КЕП попередніх посадовців уже скасовано, платнику залишається надіслати ПН за підписом нового директора, зафіксувати відмову у квитанції та відстоювати реєстрацію в судовому порядку.

Відповідно до п. 10 та п. 12 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1246-2010-%D0%BF при прийманні ПН/РК автоматизована система перевіряє право підпису посадової особи. Податкові органи наполягають, що особа, яка накладає КЕП на ПН, повинна мати відповідні повноваження одночасно на дату складання ПН і на дату її надсилання на реєстрацію.

Повноваження звільнених керівника і бухгалтера припинилися датою звільнення.

Новий керівник отримує право діяти від імені підприємства лише з дати внесення запису про нього до ЄДР та оформлення власного підпису. Під час спроби підписати ПН, складену раніше дати набуття ним повноважень, сервер ДПС відхиляє документ із зазначенням, що на дату складання документа підписант не мав повноважень (документ визнається незавершеним відповідно до ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Алгоритм дій:

Крок 1. Відновлення електронного документообігу
Переконайтеся, що відомості про нового керівника внесені до ЄДР.
Новий директор повинен отримати особистий КЕП посадової особи.
Надішліть до ДПС перший електронний документ або повідомлення про надання інформації щодо КЕП за формою J1391104. Дочекайтеся квитанції про успішне прийняття.

Крок 2. Направлення ПН на реєстрацію та фіксація відмови
Підпишіть сформовану ПН чинним КЕП нового керівника (та електронною печаткою підприємства за наявності) і надішліть її до ЄРПН. Отримайте офіційну квитанцію від ДПС про неприйняття документа («Документ не прийнято» у зв'язку з відсутністю повноважень на дату виписки). Ця квитанція є обов'язковим документом для підтвердження факту спроби виконання обов'язку та подальшого оскарження дій органу ДПС.
Крок 3. Оскарження в адміністративному або судовому порядку
Подайте скаргу до ДПС України (найчастіше на рівні центрального органу скаргу не задовольняють через технічні обмеження шлюзу).

Зверніться до окружного адміністративного суду з позовом про визнання дій контролюючого органу протиправними та зобов'язання зареєструвати ПН датою її фактичного направлення.

Судова практика у таких категоріях справ переважно перебуває на боці платника податків. Суди зазначають, що господарська діяльність здійснюється самою юридичною особою, і зобов'язання зі складання та реєстрації ПН покладається безпосередньо на платника податку, а не на конкретного директора персонально. Звільнення попереднього керівника та призначення нового не позбавляє підприємство обов'язку зареєструвати податкову накладну. Технічні обмеження програмного забезпечення ДПС не можуть обмежувати права та обов'язки платника податків, визначені ст. 201 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260531#n5052.

Раді допомогти, звертайтесь ще!