Правильна автоматизація нарахування премії в 1С / BAS

Виплату премії, розбиту на дві частини, у BAS / 1С потрібно робити через звичайний механізм «Виплата зарплати», але двома окремими виплатами, не змінюючи суми нарахування.

Обґрунтування

1. Нарахування премії — один документ на всю суму.
   Премію за липень 20000,00 грн нарахуйте одним документом нарахування зарплати за липень. Саме цей документ формує базу для ЄСВ, ПДФО та ВЗ, які вже сплачені вчасно, тому його змінювати чи «розбивати» не можна. Це забезпечує коректний облік на рахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» відповідно до наказу № z1396-05, яким оновлено рахунок 66.

2. Перша виплата в липні — через відомість / документ «Виплата зарплати через банк».
   У липні створіть документ «Виплата зарплати через банк» (або аналогічний в BAS), заповніть його по цьому працівнику. У полі «До виплати» вручну змініть суму з 20000,00 грн на 10000,00 грн. На підставі цієї відомості сформуйте платіжне доручення. Після проведення документа заборгованість за премією зменшиться до 10000,00 грн, на рахунку 661 залишиться невиплачений залишок.

3. Друга виплата у вересні — окрема відомість на залишок.
   У вересні створіть нову відомість «Виплата зарплати через банк» з видом «Погашення заборгованості». При заповненні виберіть працівника, програма покаже залишок боргу 10000,00 грн по рахунку 661. Залиште цю суму або відкоригуйте за потреби, після чого на підставі відомості створіть друге платіжне доручення та проведіть. Після цього заборгованість по 661 буде нульовою як по обліку, так і в розрахунковій відомості.

4. Чому не варто платити «в обхід» зарплатних документів.
   Якщо робити платіж одразу через «Банківську виписку» з видом «інше списання коштів» і проводити його на 661, програма не пов’яже цю операцію з відомістю. У такому разі в розрахункових листках і відомостях працівника буде некоректне відображення сум, навіть якщо сальдо 661 у балансі дорівнює нулю. У попередньому роз’ясненні зазначалось, що фактично здійснені платежі у «нестандартних» сумах доцільно проводити вручну саме через відомість, яку заповнюють сумами, фактичними до виплати.

5. Як діяти, якщо відомість вже створена на всю суму.
   Якщо ви спочатку зробили відомість на всю суму 20000,00 грн і вже створили на її підставі платіж на 10000,00 грн, то:

   1. видаліть пов’язані платіжні доручення з цієї відомості;
   2. відкоригуйте суму в самій відомості до фактично виплачених 10000,00 грн;
   3. знову створіть платіж на підставі відомості;
   4. у вересні сформуйте нову відомість на залишок 10000,00 грн і платіж на підставі неї.

Такий підхід дозволить і правильно вести облік за рахунком 661, і мати коректні дані в розрахункових листках та відомостях по працівнику.