Взаєморозрахунки за корпоративною карткою: рішення без чеків і витрат

У вашій ситуації витрати за корпоративною карткою без жодних підтвердних документів для обліку не визнаються, сума операцій залишається заборгованістю директора перед підприємством; дохід як додаткове благо для директора виникає лише якщо підприємство «пробачить» цю суму і не вимагатиме її повернення.

Обґрунтування

1. Без первинних документів витрати в обліку не визнають. Для віднесення витрат на облік (і, відповідно, у базу податку на прибуток) потрібні первинні документи, адже облік ведуть на підставі таких документів та регістрів бухгалтерського обліку згідно із п. 44.1 ПКУ. За відсутності чеків, накладних, актів, виписок витрати на суму близько 30 тис. грн не можна включити до витрат підприємства, вони не потрапляють у витрати ні в бухобліку, ні в податковому обліку.

2. Корпоративна картка – кошти під звіт держателю, тому сума списань визнається заборгованістю працівника. За правилами використання платіжних інструментів власник рахунку контролює цільове використання коштів, а держатель корпоративної картки звітує за всі операції з нею (п. 16, 17, 107 Положення НБУ №164). У бухобліку операції без підтвердних документів відображають так:

   • на момент списання коштів з корпоративної картки (за випискою банку) визнають заборгованість директора як підзвітної особи. Це можуть бути записи:

   Дт	Кт	Зміст операції
   372	313 (або 3131/314)	Списано кошти з корпоративної картки, визнано заборгованість директора

   Поки немає первинки, записів на витратні рахунки (23, 91–94) не роблять. На субрахунку 372 залишається сума боргу директора перед підприємством.

3. Як «закрити» взаєморозрахунки, якщо документів не буде. Є лише два легальні варіанти:

   1. Директор повертає кошти в касу або на рахунок підприємства.
      Тоді роблять проводки:

   Дт	Кт	Зміст операції
   301/311	372	Повернення директором боргу за корпоративною карткою

   Після цього заборгованість директора (372) обнуляється, витрат немає, додаткового блага немає.

   2. Підприємство приймає рішення не стягувати з директора цю суму.
      У такому разі заборгованість директора списують у дохід фізособи як додаткове благо, а для підприємства – інші операційні витрати. Типові записи:

   Дт	Кт	Зміст операції
   949	372	Списано борг директора, визнано витрати підприємства
   377 (або 663)	641 ПДФО / 642 ВЗ	Нараховано ПДФО та військовий збір з додаткового блага
   661/377	641/642	Утримано або сплачено податки за рахунок підприємства

   Сума «пробаченого» боргу включається до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо, оскільки підприємство фактично оплачує його особисті витрати, і це не підпадає під неоподатковувані витрати на відрядження з пп. 170.9.1 ПКУ.

4. Чи обов’язково застосовувати дохід як додаткове благо. Якщо підприємство наполягає на поверненні коштів, директор їх фактично повертає, і заборгованість за 372 рахунком закривається – додаткового блага немає. Якщо ж приймається управлінське рішення не вимагати повернення цих сум, то в частині «прощеного» боргу у директора виникає оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага, який оподатковують ПДФО і військовим збором за загальними правилами оподаткування доходів фізосіб згідно з розділом IV ПКУ.

Якщо документи від постачальників є шанс отримати пізніше, доцільно їх витребувати і вже на їх підставі оформити авансовий звіт та віднести підтверджені суми на витрати, а непідтверджений залишок – або стягнути з директора, або оподаткувати як додаткове благо.