Обґрунтування витрат на придбання контейнера для архіву підприємства

Так, ТОВ може документально обґрунтувати придбання як господарську необхідність та віднести витрати на його придбання до складу витрат через амортизацію, а також включити суму «вхідного» ПДВ до податкового кредиту. Обов'язок забезпечити належне зберігання первинних та інших документів прямо встановлений законодавством, тому такі витрати безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

Відповідно до Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 44.1, п. 44.3) платник податків зобов'язаний вести облік на підставі первинних документів та забезпечувати їх зберігання протягом установлених законодавством строків. Стаття 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text) покладає на керівника підприємства обов'язок створити необхідні умови для ведення бухгалтерського обліку та забезпечити належне збереження документів.

Положення №88 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17), п. 6.2–6.3, передбачає передачу первинних документів до архіву підприємства, де вони повинні зберігатися у приміщеннях або металевих шафах, сейфах чи інших місцях, які забезпечують їх захист від пошкодження та втрати. Аналогічні вимоги містять Правила організації діловодства та архівного зберігання документів №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15). Саме тому придбання металевого контейнера для архівного зберігання документів є господарсько обґрунтованим.

Якщо вартість металевого контейнера перевищує 20 000 грн без ПДВ і строк його корисного використання перевищує один рік, відповідно до Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 14.1.138) він обліковується як основний засіб (наприклад, на субрахунку 103 або 106). Якщо його вартість не перевищує 20 000 грн без ПДВ, він може обліковуватися як малоцінний необоротний матеріальний актив на субрахунку 112. Витрати визнаються шляхом нарахування амортизації.

Проведення:

Нараховано амортизацію контейнера — Дт 92 – Кт 131 (або 132)

Оскільки контейнер використовується у господарській діяльності підприємства, товариство має право включити суму ПДВ до податкового кредиту за наявності зареєстрованої податкової накладної відповідно до Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 198.1, п. 198.3). Компенсуючі податкові зобов'язання за п. 198.5 ст. 198 Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text) у такому випадку не нараховуються.

Для підтвердження господарської необхідності під час податкової перевірки доцільно оформити службову (доповідну) записку відповідальної особи про необхідність придбання металевого контейнера у зв'язку з недостатністю місця для зберігання документів, ризиком їх пошкодження або необхідністю забезпечення належних умов архівного зберігання.

На підставі такої записки керівник видає наказ про придбання металевого контейнера для організації архівного зберігання документів із посиланням на вимоги Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, ст. 44), Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text) та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15).

Також необхідно мати договір купівлі-продажу (поставки), рахунок, видаткову накладну або акт приймання-передачі, товарно-транспортну накладну чи експрес-накладну перевізника, якщо доставка здійснювалася перевізником, а також банківські документи, що підтверджують оплату.

Після придбання оформлюються наказ про введення контейнера в експлуатацію із зазначенням строку корисного використання, методу амортизації та складу комісії, акт введення в експлуатацію основного засобу або МНМА, а також інвентарна картка із присвоєнням інвентарного номера.

Для підтвердження фактичного використання контейнера за призначенням доцільно оформити наказ про призначення відповідальної особи за ведення архіву відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15), а також мати номенклатуру справ, описи справ та документи про передачу документів до архіву.

Для підтвердження права на податковий кредит необхідно мати зареєстровану в ЄРПН податкову накладну. Якщо металевий контейнер розміщений за межами вже задекларованого об'єкта оподаткування, може виникнути обов'язок подати повідомлення за формою №20-ОПП. Якщо контейнер знаходиться в межах уже задекларованої території підприємства, окремо повідомляти про нього не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!