Як підтвердити кількість днів перебування за кордоном

Кількість днів перебування водія за кордоном для нарахування добових визначають за наказом про відрядження плюс хоча б один документальний доказ фактичного перебування за кордоном, а за відсутності таких доказів добові оподатковуються як дохід працівника.

Обґрунтування

1. Базове правило визначення днів відрядження. Неоподатковувані витрати на відрядження (у тому числі добові) можливі лише за умови, що фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначена за наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування у відрядженні, таких як відмітки прикордонних служб, проїзні документи, рахунки за проживання чи інші документи, що підтверджують фактичне перебування за кордоном, згідно з абз. 2 пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (Податковий кодекс України).

2. Які документи можна використовувати на практиці. Для водіїв міжнародних перевезень, крім наказу, можуть застосовуватися:

   • товарно-транспортні накладні (CMR), маршрутні листи, інші транспортно-логістичні документи з датами і пунктами перетину/завантаження/розвантаження;
   • чеки/рахунки за пальне, платні дороги, паркування, ремонти, видані за кордоном;
   • рахунки за проживання, страхові поліси, банківські виписки за операціями за кордоном.
     Ці документи мають дозволяти зв’язати маршрут і дати поїздки з періодом, зазначеним у наказі.

3. Штампи в паспорті: не єдиний, а часто — відсутній варіант. Податківці прямо зазначають, що фактичну кількість днів відрядження визначають за наказом та за наявності одного чи кількох документальних доказів, а штамп у паспорті є лише одним із можливих доказів, і при цьому за Законом про прикордонний контроль штампи можуть не проставлятися, якщо громадянин сам про це не попросив (п. 1 ч. 3 ст. 12 Закону №1710-VI). Отже, орієнтуватися виключно на штампи зараз практично і юридично необов’язково.

4. Коли документів немає взагалі. Якщо крім наказу про відрядження немає жодних документальних доказів фактичного перебування за кордоном (квитків, чеків, рахунків тощо), то:

   • для цілей податківців добові стають оподатковуваним доходом працівника і включаються до його загального оподатковуваного доходу, що випливає з вимоги пп. 170.9.1 ПКУ про необхідність підтвердних документів для звільнення від оподаткування (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України);
   • як крайній варіант працівник може отримати довідку Державної прикордонної служби України про перетин кордону, але це організаційно складно для великої кількості рейсів.

5. Що вважати «найзручнішим» варіантом. Найменш трудомістка і прийнятна для податкової модель для транспортної компанії:

   • один наказ на рейс з чітко визначеними датами і пунктами маршруту;
   • внутрішнє Положення про відрядження, де ви затверджуєте перелік прийнятних підтвердних документів (CMR, маршрутні листи, чеки за дороги/пальне/паркування, рахунки за готелі тощо) і порядок визначення «закордонних» днів;
   • системне збирання хоча б мінімального комплекту таких документів по кожному рейсу.
     Орієнтація лише на витяг з шляху чи лише на наказ без інших доказів не забезпечує збереження режиму неоподатковуваних добових.

Рекомендовано зафіксувати у вашому Положенні про відрядження перелік документів, від яких ви відштовхуєтесь (наказ + CMR/маршрутний лист + мінімум один фінансовий документ за кордоном), і в такій зв’язці використовувати їх для визначення кількості днів перебування за кордоном.