Ключові моменти заповнення подорожнього листа для водіїв вантажівок

Подорожній лист не є обов’язковим «дорожнім» документом, але для обліку пального і підтвердження витрат він потрібен і має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа та дані про роботу авто; печатка чи підпис замовника в подорожньому листі не потрібні, підтвердженням від замовника виступають ТТН та акти.

Обґрунтування

1. Статус подорожнього листа та печатка/підпис замовника. Типові форми подорожніх листів скасовані, підприємство затверджує свою форму наказом, а подорожній лист використовується як внутрішній первинний документ для підтвердження витрат пального і роботи транспорту, а не як документ для контролю на дорозі чи для контрагента (ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV). Печатка або підпис замовника на подорожньому листі не є обов’язковими: взаємовідносини із замовником підтверджуються ТТН, актом виконаних робіт, договором. Подорожній лист підписують відповідальні особи перевізника (водій, диспетчер, механік тощо).

2. Обов’язкові реквізити як первинного документа. Подорожній лист повинен містити всі обов’язкові реквізити первинного документа: назву документа; дату складання; назву підприємства (перевізника); зміст і обсяг господарської операції з одиницями виміру; посади, ПІБ відповідальних осіб і їх підписи (ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV). Якщо цих реквізитів немає (зокрема, немає ідентифікації та підпису водія або іншої відповідальної особи), подорожній лист не визнається первинним документом і не підтверджує списання пального.

3. Які дані щодо маршруту і пального мають бути у подорожньому листі. Для підтвердження господарського використання авто та списання пального подорожній лист доцільно заповнювати з деталізацією за кожен день роботи авто, навіть якщо документ формально «місячний» (ст. 9 Закону №996-XIV). Мінімальний перелік ключових показників:

   • маршрут кожної поїздки (пункти відправлення/призначення, бажано із зазначенням контрагента/підрозділу і мети поїздки);
   • дата і час виїзду/заїзду, показники спідометра на початок і кінець дня/рейсу;
   • пробіг за день/рейс;
   • норми витрати пального для конкретного авто і розрахунок нормативної витрати;
   • кількість пального: залишок на початок, заправки, витрата, залишок на кінець;
   • ПІБ водія за кожну зміну і його підпис під своїми записами.
     Якщо водії змінюються протягом місяця, у документі мають бути окремі записи з ПІБ і підписами кожного водія за його поїздки, інакше немає відповідальної особи за витрати пального.

4. На що звертає увагу податкова при перевірці пального. Податкові органи перевіряють: наявність належно оформлених первинних документів (подорожніх листів, актів списання пального), їх відповідність вимогам до реквізитів, логічну відповідність пробігу, маршрутів і витрат пального господарській діяльності (ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV). Ризиковими є:

   • один «загальний» подорожній лист без щоденних записів і без розбивки по рейсах;
   • відсутність маршруту або нечіткий опис (неможливо перевірити господарську мету);
   • відсутність підписів водіїв чи інших відповідальних осіб;
   • відхилення фактичної витрати пального від затверджених норм без пояснень і додаткових документів.
     За таких недоліків податкова може не визнати витрати на пальне та відповідний податковий кредит з ПДВ як документально не підтверджені.

5. Маршрут і зв’язок із ТТН. Сам по собі подорожній лист не замінює ТТН: для вантажних перевезень по Україні ТТН є обов’язковим документом для водія, а також для обліку вантажу, розрахунків за перевезення і підтвердження законності перевезення (ст. 48 Закону №2344-III). Податкові органи оцінюють у сукупності: ТТН (рух вантажу), подорожні листи (робота транспорту, пробіг, пальне), акти і договори. Тому у подорожньому листі маршрут бажано відображати так, щоб його можна було співвіднести з конкретними ТТН та заявками, але відмітки чи печатки замовника в цьому документі не є обов’язковими.

Коректно оформлений подорожній лист із обов’язковими реквізитами первинного документа, детальним маршрутом, пробігом і витратами пального за кожен день та підписами водіїв мінімізує податкові ризики щодо списання пального і витрат на перевезення.