Облік витрат на втрачені вантажі при субпідрядних перевезеннях

Втрату самого товару замовника в обліку ви не відображаєте, оскільки такого товару у вас на складі в обліку не має, вам не перейшло право власності.

А саму подію по втраті вантажу та визнання претензії замовника відображають у складі інших операційних витрат проводкою Дт 948 — Кт 685, а сплату коштів — Дт 685 — Кт 311.

Втрату підтверджують актом про втрату від перевізника, витягом з ЄРДР / довідкою ДСНС про руйнування складу, та претензією замовника з документами про вартість товару.

Відповідно до ч. 1, 2 ст. 924 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4390 перевізник відповідає за збереження вантажу з моменту його прийняття до видачі одержувачу та відшкодовує фактичну шкоду, якщо не доведе, що втрата сталася внаслідок обставин, яким він не міг запобігти.

Якщо перевізник залучає субпідрядника (Нову Пошту, Міст), перед замовником за невиконання зобов'язання все одно відповідає генеральний перевізник (ст. 618 ЦКУ). Водночас до фактичного перевізника (Нова Пошта, Міст), виникає право зворотної вимоги (регресу).

Для безпечного визнання витрат і підтвердження надзвичайної ситуації потрібні документи:

• транспортні документи між вами та замовником, а також експрес-накладна нової пошти, яка підтверджує передачу вантажу на доставку/склад субпідрядника.
• Документи про руйнування та знищення майна: акт або офіційне повідомлення від «Нової Пошти» про знищення відправлення внаслідок обстрілу;
• Довідка ДСНС або витяг з ЄРДР (матеріали кримінального провадження Національної поліції чи СБУ за фактом воєнного злочину — влучання в цивільну інфраструктуру);
• сертифікат Торгово-промислової палати або офіційне повідомлення про форс-мажорні обставини (за наявності).
• Документи щодо врегулювання претензії замовника: письмова претензія замовника з копіями документів, що посвідчують вартість товару;
• акт врегулювання претензії або повідомлення про визнання претензії перевізником.

Відповідно в обліку будуть наступні проведення:

Визнано претензію замовника за втрачений вантаж Дт 948 Кт 685 (рішення про визнання претензії, бухгалтерська довідка).

Перераховано кошти в рахунок компенсації збитку Дт 685 Кт 311

Виставлено регресну претензію Новій Пошті, Міст експрес (у разі визнання ними вини/боргу) Дт 374 Кт 715

Отримано компенсацію збитків від Нової Пошти, Міст експрес Дт 311 Кт 374

Списання самого вантажу з балансу перевізник не проводить, оскільки чужий вантаж не обліковується в активах перевізника (він може обліковуватися лише позабалансово — на рахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні», з якого і списується).

Раді допомогти, звертайтесь ще!