Впровадження електронного зберігання ОСВ: документи та накази для підприємства

Строго кажучи, регістри, які формує програма 1С/БАС, не є електронними документами в розумінні Закону про електронні документи та електронний документообіг № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29) визначає наступне:

"Стаття 5. Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Стаття 6. Електронний підпис та електронна печатка

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

...Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами...

Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії..."

Отже, зберігати зведені регістри бухобліку (ОСВ, журнали-ордери, відомості, тощо), які формує бухгалтерська програма, Ви маєте в якості архівних копій, які дозволяє створити Ваша програма, на електронних носіях (флешках, дисках, сервері, хмарному сховищі).

Як це технічно зробити - рекомендуємо звернутися до надавачів довірчих (електронних) послуг, можливо таким надавачем є компанія, яка постачає Вам ліцензію на 1С/БАС.

Якщо ж Ви хочете надати регістрам статус документів в електронному виді, то Ви маєте забезпечити переведення їх в електронний формат з накладенням КЕП особи, яка створила первиний регістр (зокрема, ОСВ).

Для цього на підтриємстві має бути створена система електронного документообороту, в межах якої всі облікові документи мають створюватись в електронному вигляді і надалі зберігатися в архівах електронних документів.

Розробка такої системи електронного документообороту - доволі складний процес, який потребує залучення програмістів, поставновку їм завдання на розробку програмного забезпечення, тестування створеного програмного забезпечення, подальша експлуатація цієї системи.

Тому наказів на цьому шляху може бути доволі багато - від наказу при принципове рішення про забезпечення електронного документообігу, формування бюджету (кошторису) на цей процес, розробку Положення про електронний документообіг на підприємстві, до введення в практичне застосування системи електронного документообігу.

Зберігання електронних документів

Закон № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n73) визначає наступне:

"Стаття 13. Зберігання електронних документів та архіви електронних документів

…При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів з накладеними на них електронними підписами чи печатками шляхом використання електронної довірчої послуги зберігання електронних підписів, печаток, електронних позначок часу та сертифікатів, пов’язаних з цими послугами, відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в таких установах здійснюються у порядку, визначеному законодавством.…"

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n24). З цим Порядком рекомендуємо ознаймитись ближче - щоб розуміти суть підготовки до запровадження електронного документообороту на підприємстві та правил підготовки елетронних документів до зберігання. На жаль, в межах сервісу ОК всі ключові моменти тут не можна перерахувати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!