Правила онлайн-передачі справ бухгалтерії та доступу до програм

Щодо передання справ бухгалтером

Передання справ доцільно оформити актом приймання‑передачі, який може бути оформлений в електронній формі з підписанням КЕП з обох сторін, якщо це є технічно можливим.

В самому акті (або в додатку до нього) вказують детальний опис переданих документів і носіїв:
- паперові документи (за видами, періодами, кількість папок/аркушів) - договори, звітність, регістри, первинні документи, вкажіть - де вони зберігаються
- електронні документи і архіви (каталоги, період, де зберігаються – сервер, OneDrive/SharePoint, локальний диск тощо)

- архіви, сформовані в програмах МЕДок, 1с/БАС, інших, якщо вони сформовані на зовнішніх носіях (флешки, диски), якщо вони сформовані та зберігаються на сервері (храмному сховищі) - має бути вказаний шлях до каталогу/бази/архіву.

Щодо передання програм

Маємо припустити, що отримувачем ліценції на використання 1С/БАС та МЕДок є Ваша юридична особа, яка має ліцензійний договір з постачальником такої ліцензії.

Тому фактично право використання даними програмами належить не бухгалтеру, а юридичній особі. Новий бухгалтер буде використовувати код доступу вже з іншого комп`ютера для входу в цю програму. Можливо, що новий бухгалтер (чи інший працівник, який прийме програму) змінить паролі доступу для програм, щоб унеможливити сторонній доступ до цих програм.

Якщо при введенні в експлуатацію певного програмного забехпечення (ліцензії на ПЗ) Ви офомлювали акт форм № НА-1 "Акт введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів" (наказ МФУ № 732, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1580-04#Text), і за цим актом бухгалтер, що звільняється, була вказана як "Особа, відповідальна за прийняття об'єкта права інтелектуальної
власності ", то тут рекомендуємо оформити нову форму № НА-1 - та передати право використання цією програмою іншому працівнику.

Щодо доступів користувача в 1С, M.E.Doc, Office 365 - вони можуть бути вказані в договорах з постачальниками відповідних ліцензій, паролі можуть бути змінені новим бухгалтером (директором)

Якщо база 1С/БАС, інших програм зберігається на комп`ютері бухгалтера, що звільняється, то у день передання справ разом із новим бухгалтером (або ІТ‑фахівцем) рекомендуємо скопіювати бази з приватного комп’ютера на корпоративний носій/сервер.

Зафіксуйте в акті доступи/марштури до баз даних, архівів, програм, перевірте відкриття баз на корпоративному обладнанні, зафіксуйте в акті, що база працездатна і ведення обліку далі здійснюється на корпоративних засобах.

Для кожного сервісу:

- замініть паролі на корпоративні та відключення старого користувача або передання ролі новому;
- зміна КЕП бухгалтера, як користувача;

Щодо доступів до електронного кабінету платника податку, страхувальника, е-банкінгу - вхід може бути по КЕП директора, який офіційно належить тільки директору і зберігається у нього. Тому офіційно такий КЕП і пароль передавати не можна. Але потурбуйтеся, щоб директор сам знав де є його КЕП і який на ньому пароль.

Підписання акту приймання-передачі справ онлайн.
Якщо з бухгалтером вже узгоджені електронні способи обміну (КЕП, Дія.Підпис, корпоративна система е‑документообігу), то дії можуть бути наступні:

- формуєте акт і додатки у форматі PDF;

- надсилаєте акт з додатками бухгалтеру, що звільняється, через узгоджений канал обміну електронними документами з підписом КЕП директора;

- бухгалтер підписує документ КЕП;

- підписаний файл зберігається в електронному архіві, за потреби роздруковується та підшивається.

Додатково рекомендуємо отримати роз`яснення МФУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!