Максимальні вимоги до акту наданих послуг для мінімізації ризиків

ТОВ варто вимагати від ФОП максимально деталізований акт із повним набором реквізитів первинного документа плюс зібрати додаткові електронні докази реального проведення кампаній (звіти з рекламних кабінетів, інвойси/чеки, скріни тощо); додавати лише скан однієї сторінки з Інстаграму замало, але пакета документів від Meta й інших сервісів як додатку до акта – бажано.

Обґрунтування

1. Найбезпечніший формат акта – як повноцінний первинний документ. Акт має відповідати вимогам до первинних документів із Закону про бухоблік та Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, які вимагають наявності обов’язкових реквізитів: назва документа, дата складання, повні назви сторін, зміст та обсяг господарської операції, одиниці виміру, сума, посади, ПІБ відповідальних осіб та їх підписи, інші потрібні реквізити (наприклад, реквізити договору) згідно із Законом №996 та Положенням №88.

2. Зміст акта слід максимально деталізувати саме по рекламних послугах. У законі немає «правильної» назви документа, але важливо, щоб акт чітко відображав суть і обсяг операції, а не загальну фразу «рекламні послуги надано в повному обсязі». Для мінімізації ризиків у акті доцільно розшифрувати:

   • період проведення кампаній;
   • використані платформи (Instagram, YouTube тощо) і типи кампаній (таргет, відеореклама, банери);
   • основні параметри: кількість оголошень/кампаній, показів, кліків, бюджет по кожній або по групах;
   • короткий опис мети (просування конкретних товарів/послуг Замовника);
   • посилання на звіт/додаток зі статистикою.

   Така деталізація відповідає вимогам до змісту та обсягу госпоперації в первинному документі за ч. 2 ст. 9 Закону №996 і п. 2.3 Положення №88.

3. Договір + акт + додаткові електронні матеріали формують доказову базу. Для послуг один акт часто недостатній, тому доцільно:

   • у договорі прописати результат послуг: описати, які саме рекламні дії ФОП має вчинити, які звіти надати, які показники мають бути вказані в актах;
   • вимагати щомісячний звіт Виконавця з переліком кампаній, періодом, каналами, основними метриками, як це рекомендується робити для рекламних послуг у практиці документування послуг;
   • зберігати як додатки до акта:
     • звіти з рекламних кабінетів (Instagram/Meta, YouTube, Google Ads тощо) за відповідний період;
     • скріни налаштувань кампаній і статистики;
     • файли креативів, посилання на розміщені оголошення/відео;
     • медіаплани, якщо були погоджені.

   Такий пакет документів узгоджується з підходом, коли до акта додають технічні завдання, звіти, листування, файли, звіти про кампанії та інші матеріали як частину доказів реальності операції, що відповідає вимогам п. 44.1 ПКУ щодо документального підтвердження витрат.

4. Які саме документи від Meta та інших платформ доцільно додавати. Для мінімізації ризиків до акта та звіту ФОП варто додати:

   • виписки з банку/корпоративної картки ФОП, де видно списання коштів на користь Meta/Google тощо;
   • інвойси, електронні рахунки, квитанції/чеки, сформовані рекламними сервісами, які містять:
     • назву постачальника (Meta Platforms, Google і т. ін.),
     • період надання послуг,
     • суму та валюту,
     • короткий опис послуги (ads, advertising);
   • зведену довідку/звіт ФОП по кожному місяцю, яка узагальнює дані платіжних документів і звітів рекламних кабінетів.

   Ці документи не завжди відповідають вимогам до українських первинних документів, але разом із актом і бухгалтерською довідкою вони посилюють позицію щодо реальності та господарського характеру витрат згідно із Законом №996.

5. Додаткові організаційні кроки для зниження ризику. Щоб сумарний пакет виглядав переконливо:

   1. видати внутрішній наказ керівника ТОВ про проведення рекламних кампаній у соцмережах, визначити мету, продуктові напрямки, відповідальних осіб і бюджет, щоб показати зв’язок витрат із госпдіяльністю;
   2. у договорі з ФОП:
      • чітко описати предмет (проведення рекламних кампаній у конкретних мережах для просування товарів/послуг Замовника);
      • передбачити обов’язок надавати детальні щомісячні звіти і додавати до актів матеріали/статистику;
   3. слідкувати, щоб акт, звіт і додані електронні матеріали узгоджувалися між собою за періодами, сумами і змістом;
   4. зберігати всі електронні докази (звіти, скріни, листування про погодження креативів) у встановленому на підприємстві порядку протягом строків зберігання, необхідних для податкових цілей.

Наявність деталізованого акта плюс договору і пакета електронних доказів проведення кампаній значно знижує ризик виключення рекламних витрат із податкових.