Чи можна врахувати витрати на послуги, сплачені працівником

Можете відшкодувати працівнику витрати через авансовий звіт і включити суму послуг Нової пошти до витрат (або до вартості товару), але за умови документального зв’язку цих витрат з господарською діяльністю; податковий кредит з ПДВ при цьому не формується.

Обґрунтування

1. Можливість відшкодувати працівнику витрати. Працівник має право на компенсацію витрат, понесених за власні кошти в інтересах підприємства, на підставі затвердженого авансового звіту з підтвердними документами (чеки, квитанції, ТТН тощо), при цьому кошти можна повернути як безготівково, так і готівкою з каси за видатковим касовим ордером.

2. Визнання витрат підприємства. Якщо за квитанцією/чеком Нової пошти і ТТН можна довести, що перевезення пов’язане з діяльністю підприємства (є накладні постачальника, збіг дати, номенклатури, відправника тощо), такі витрати відображаються в обліку:

   • або у складі первісної вартості запасів, якщо доставка пов’язана з придбанням товару, відповідно до п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси»,
   • або у складі витрат періоду (рахунки 92, 93, 949 – залежно від характеру витрат).

3. Відсутність податкового кредиту з ПДВ. Оскільки документи Нової пошти оформлені на фізособу, а не на підприємство, формально відсутні належні реквізити покупця для податкового кредиту, тому сума ПДВ у таких документах не дає права на ПК і включається до витрат або вартості запасів разом із вартістю послуги.

4. Ризики, якщо господарський зв’язок не доведено. Якщо з підтвердних документів не вбачається зв’язок з діяльністю підприємства (наприклад, відправник і одержувач – фізособи без згадки про підприємство), відшкодовану суму можуть кваліфікувати як додаткове благо працівника з оподаткуванням, а підприємству краще відмовити у такому відшкодуванні.

У вашій ситуації організація має право повернути працівнику кошти по касі за затвердженим авансовим звітом, якщо є належний пакет документів, що підтверджує господарський характер послуг Нової пошти.