Вирішення проблеми з виплатою зарплати та податками для ФОП

У вашій ситуації простіше й безпечніше не «маскувати» виплати, а оформити все як пізню виплату зарплати (та, відповідно, пізню сплату податків), доплатити податки зараз і бути готовими до можливих фінансових санкцій за несвоєчасну сплату ПДФО/ВЗ та до штрафу за затримку зарплати, але ризиків саме з боку НСЗУ за коригування в межах кількох місяців, як правило, немає.

Обґрунтування

1. Що робити із фактичною виплатою 28.08.2026.

   1. Виплату, яку ви зробили 28.08, відобразіть у обліку й у Податковому розрахунку як:
      • зарплату за липень (за фактично відпрацьовані з 23.07 дні) із сплатою ПДФО, ВЗ і ЄСВ у серпні із запізненням відносно фактичної дати виплати;
      • виплату за серпень — як зарплату за першу половину серпня (аванс) або як частину зарплати за серпень, із відповідними податками.
   2. Не варто оформлювати це як «премію» замість зарплати. Це створює невідповідність між табелем, нарахованою зарплатою і фондом оплати праці, а також може викликати питання і від ДПС, і від НСЗУ при аналізі витрат на медперсонал.
   3. Окремо зараз у вересні донарахуйте та сплатіть усі податки, яких не вистачає (за липень і серпень), і відобразіть усе в поточному Податковому розрахунку як виплату доходу в ті місяці, коли ви фактично виплачували кошти.

2. Несвоєчасна сплата ПДФО та військового збору.

   1. Несвоєчасна сплата ПДФО та ВЗ тягне фінансові санкції за загальними правилами: штраф у відсотках до несплаченого податку плюс пеня за кожен день прострочення, згідно зі ст. 125-1 та п. 129.1 Податкового кодексу України, де розмір штрафу залежить від кількості порушень, а пеню нараховують за кожен день прострочки після встановленої дати сплати (ст. 125-1 ПКУ, п. 129.1 ПКУ).
   2. ФОП самостійно штрафи не нараховує. Їх нарахує податкова за результатами камеральної чи документальної перевірки, виходячи з фактичних строків виплати зарплати та сплати податків.
   3. Якщо ви зараз якнайшвидше доплатите всі податки, розмір пені буде мінімальним, а шансів на додаткові питання буде менше.

3. Несвоєчасна виплата зарплати працівнику.

   1. Закон вимагає виплачувати зарплату не рідше двох разів на місяць, з інтервалом не більше 16 календарних днів і не пізніше сьомого дня після закінчення місяця (ст. 115 КЗпП). У вас липнева частина фактично виплачена значно пізніше.
   2. За затримку виплати зарплати більш як на один місяць або виплату не в повному обсязі передбачено штраф у трикратному розмірі мінімальної зарплати на момент виявлення порушення, який накладають на ФОПа як роботодавця (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
   3. Окремо можливий адмінштраф на фізичну особу-підприємця як посадову особу за порушення законодавства про працю у розмірі, визначеному ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (ст. 41 КУпАП).
   4. «Показувати» липневу зарплату готівкою заднім числом без реальної своєчасної виплати і без коректного відображення у відомостях створює ризик подвійних порушень (трудових і податкових) і за наявності перевірки може розглядатися як підробка документів.

4. Відображення донарахувань і мінімізація ризиків щодо НСЗУ.

   1. При донарахуванні зарплати за минулий місяць у поточному місяці дохід включають до фонду оплати праці того місяця, у якому здійснено нарахування, із зазначенням місяця, за який воно проведене, а в Податковому розрахунку — у складі нарахувань поточного місяця. Такий підхід відповідає правилам відображення донарахувань, викладеним у п. 1 розд. IV Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну № 4 від 13.01.2015 (наказ № 4).
   2. Для НСЗУ важливо, щоб:
      • медсестра була оформлена офіційно з 23.07.2026;
      • їй належить і фактично виплачена зарплата;
      • витрати на оплату праці підтверджені документально і відображені прозоро.
      Формальне «перейменування» частини зарплати в премію тільки збільшує ризики й не зменшує податкову відповідальність.
   3. Щоб знизити ризик претензій, зберіть повний комплект документів: наказ про прийняття, табель за липень–серпень, розрахункові відомості, платіжні документи, Податкові розрахунки із коректними сумами.

5. Що робити зараз крок за кроком.

   1. Проаналізуйте фактичні нарахування і виплати за липень та серпень медсестрі.
   2. У вересні донарахуйте все, чого бракує за липень і серпень, і виплатіть працівниці.
   3. Одночасно сплатіть повні суми ПДФО, ВЗ та ЄСВ із донарахованої зарплати.
   4. Відобразіть це в найближчому Податковому розрахунку як нарахування та виплату в тих місяцях, коли фактично платили, але із позначенням, за який період дохід стосується, за правилами наказу Мінфіну № 4.
   5. Надалі дотримуйтеся дворазової виплати зарплати й одночасної сплати податків у реальні дати, щоб не накопичувати порушення.

Коректне документальне оформлення фактичних виплат і якнайшвидша доплата податків зараз зменшать розмір пені й імовірність серйозних претензій як з боку ДПС, так і з боку НСЗУ.