Нарахування ПДВ та розбаланс витрат у бухгалтерії підприємства

Нараховувати ПДВ треба за датою підписання акта (16 серпня), а «розбаланс» між витратами липня і відшкодуванням серпня є допустимим, бо витрати і дохід належать до різних операцій і різних періодів.

Обґрунтування

1. Дата податкових зобов’язань з ПДВ.
   Для постачання послуг працівникам (відшкодування комунальних) дата виникнення ПЗ з ПДВ визначається за загальним правилом першої події: або дата отримання коштів (утримання із зарплати), або дата підписання акта, залежно від того, що раніше, згідно з Податковим кодексом України. У вашій ситуації акт складається 16 серпня, а утримання із зарплати також проводиться в серпні, тому перша подія — серпень, і ПДВ-нарахування та податкова накладна належать до серпня.

2. Чому витрати й дохід «роз’їжджаються» по місяцях.
   Витрати на газ та електроенергію ви відображаєте в тому періоді, коли спожито і надійшли документи від постачальника, тобто в липні. Дохід від відшкодування — за договором і актом у наступному місяці, тобто в серпні. Така ситуація подібна до прикладу, коли орендодавець включає комунальні витрати до витрат у одному періоді, а компенсацію від орендаря відображає як дохід у наступному, на дату нарахування компенсації (Дт 377 – Кт 719) та відповідного ПДВ (Дт 719 – Кт 641) за даними акта. Це нормальна тимчасова різниця між періодом визнання витрат і доходу.

3. Утримання із зарплати не змінює період ПДВ.
   Фактичне утримання із зарплати працівника в серпні — це погашення дебіторської заборгованості працівника (Дт 661 – Кт 3775) і не впливає на дату виникнення ПЗ з ПДВ, яка вже визначена першою подією (акт або оплата). Законні обмеження щодо розміру утримань (20%/50% та інші межі) застосовуються до «чистої» зарплати після ПДФО та військового збору, відповідно до частини першої статті 128 КЗпП, але не змінюють період податкового обліку.

4. Що робити з «розбалансом».
   Оскільки договір прямо передбачає розрахунок у наступному місяці, дохід від відшкодування і ПДВ логічно визнавати в серпні, а витрати постачальників — у липні. Жодних додаткових «вирівнювальних» проводок не потрібно. Головне — послідовно дотримуватися обраного підходу, правильно формувати акти і реєструвати податкові накладні в тому періоді, коли виникли ПЗ з ПДВ, згідно з Податковим кодексом України.

Коректно оформлені акти, своєчасна реєстрація податкових накладних у серпні та рознесення витрат і доходу по відповідних місяцях повністю вирішують описану ситуацію.