Ризики переходу на електронний документообіг для юридичної особи

Одним із основних ризиків є підписання видаткових накладних менеджерами без належно оформлених повноважень. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ч. 2 ст. 9) первинний документ повинен містити, зокрема, підпис або кваліфікований електронний підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції. Пунктом 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 передбачено, що керівник підприємства визначає перелік осіб, які мають право підписувати документи щодо здійснення операцій з відпуску майна. Якщо менеджер підписує видаткові накладні без відповідного наказу або іншого документа, що підтверджує його повноваження, під час перевірки можуть виникнути претензії щодо належного оформлення первинних документів, а покупець у разі спору може посилатися на відсутність у такої особи права підпису.

Інший ризик пов'язаний із непідписанням видаткової накладної покупцем. Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 (ст. 5, ст. 6) електронний документ набуває юридичної сили за умови дотримання вимог законодавства щодо його оформлення. Якщо покупець не накладе свій КЕП на видаткову накладну, можуть виникнути труднощі з підтвердженням факту прийняття товару, особливо у разі судового спору або стягнення дебіторської заборгованості. Водночас рахунок має інформаційний характер і сам по собі не є первинним документом, тому його підписання менеджером істотних податкових ризиків не створює.

Окрему увагу слід приділити використанню КЕП після звільнення працівників або зміни їхніх повноважень. Якщо після звільнення менеджеру не буде своєчасно заблоковано доступ до системи «Вчасно» або не буде відкликано сертифікат електронного підпису, виникає ризик підписання документів особою, яка вже не має відповідних повноважень.

Якщо чинні договори з покупцями передбачають лише паперовий документообіг або не містять положень про використання електронних документів, покупець може відмовитися від підписання документів через систему електронного документообігу. Тому доцільно передбачити в договорах або додаткових угодах порядок обміну електронними документами із застосуванням КЕП.

Електронні первинні документи необхідно зберігати відповідно до вимог Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (п. 44.3 ст. 44) та Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 (п. 6.4). Зберігатися повинні саме електронні документи разом із файлами підписів, що дають можливість перевірити їх цілісність та справжність. Збереження лише друкованих копій або PDF-файлів без електронного підпису не підтверджує наявність електронного оригіналу. Крім того, відповідно до ст. 85 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та ч. 6 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підприємство зобов'язане на письмову вимогу контролюючого органу виготовити за власний рахунок паперові копії електронних документів.

Для мінімізації ризиків доцільно видати наказ про надання менеджерам права підпису первинних документів із визначенням обсягу їх повноважень відповідно до п. 2.12 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, закріпити такі повноваження у посадових інструкціях, передбачити у договорах з контрагентами використання електронного документообігу через систему «Вчасно», встановити порядок оперативного блокування доступу та відкликання КЕП у разі звільнення працівників, а також забезпечити архівне зберігання електронних документів разом із файлами електронних підписів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!