Помилки у квартальному податковому розрахунку: належне заповнення форм ФОП

Нараховану в липні 2026 року «заднім числом» зарплату за березень–червень потрібно показати у квартальному Розрахунку ФОПа за ІІІ квартал 2026 року, але з розбивкою по місяцях у додатках ФІЗ-Д1 та ФІЗ-4ДФ за правилами Порядку №4, із застосуванням коду типу нарахувань «2» у ФІЗ-Д1 для донарахувань за минулі періоди; помилка у квитанції №2 найчастіше пов’язана з неправильним періодом у шапці додатка, невідповідністю номера Розрахунку або некоректною комбінацією типу Розрахунку/типу додатка/КТН.

Обґрунтування

1. Яку форму і за який період подає ФОП. Для ФОПа діє квартальний Податковий розрахунок за формою F0500111, який подають тільки ФОПи та/або незалежні професіонали як податкові агенти і платники ЄСВ, з розбивкою показників по місяцях кварталу, без окремого річного розрахунку; першим періодом для нової форми був ІІ квартал 2026 року, форма F0500111 визначена як електронний ідентифікатор цього Розрахунку для ФОПів. Це випливає з опису квартального розрахунку для ФОП за наказом Мінфіну №243 та з того, що ідентифікатор електронної форми F0500111 прямо пов’язаний із назвою форми у Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску для податкових агентів, які є фізичними особами-підприємцями та/або особами, які провадять незалежну професійну діяльність.

2. Як відобразити донарахування ЄСВ у додатку ФІЗ-Д1. Донарахування зарплати за березень–червень, зроблене в липні, у ФІЗ-Д1 за ІІІ квартал показують як коригування минулих періодів із використанням КТН «2» у графі 09, при цьому в графі 10 вказують період, за який донараховують (03.2026, 04.2026, 05.2026, 06.2026), у графі 18 – додаткову базу нарахування ЄСВ, у графі 20 – суму донарахованого ЄСВ; саме так описано порядок донарахування сум за минулі періоди з КТН «2» у Порядку №4, який застосовується до ФІЗ-Д1 і прямо вказує, що збільшення бази/суми ЄСВ за минулі періоди оформлюють КТН «2» у відповідному місяці. На підставі графи 20 додатка ФІЗ-Д1 ці донараховані суми переносять у рядки 4 і 4.1 розділу 1 табличної частини Розрахунку за ті місяці кварталу, коли відбулося донарахування (тобто липень).

3. Як відобразити донарахування ПДФО і ВЗ у додатку ФІЗ-4ДФ. Для ПДФО і ВЗ діє загальне правило: у графі 3а ФІЗ-4ДФ показують повну суму нарахованого доходу в тому місяці, до якого належить дохід, а у графах 4а/4 (ПДФО) і 5а/5 (ВЗ) — податки, нараховані і фактично сплачені; при коригуванні заднім числом, якщо дохід донараховано і податки сплачено в липні, у ФІЗ-4ДФ за ІІІ квартал 2026 року ви відображаєте: у графі 3а — дохід, «розкладений» за місяцями березень–червень із відповідними ознаками доходу (наприклад, 101 для зарплати), а у графах 4а/4 та 5а/5 — суми ПДФО та ВЗ, нараховані і сплачені в липні, але прив’язані до тих же місяців, за які донараховано дохід; опис Додатка ФІЗ-4ДФ до Порядку №4 підтверджує, що дохід показують у графі 3а за місяць, за який він нарахований, а податки відображаються у відповідних графах за тим самим місяцем, навіть якщо були фактично сплачені в наступному місяці.

4. Типи Розрахунку і додатків, щоб уникнути помилки в квитанції. Якщо це перший поданий за ІІІ квартал Розрахунок, у вступній частині Розрахунку в рядку 01 слід обрати тип «Звітний» і в усіх додатках (ФІЗ-Д1, ФІЗ-4ДФ) також тип «Звітний»; якщо ж Розрахунок за ІІІ квартал уже подано без донарахувань, а помилку виявили до закінчення граничного строку — подаєте новий Розрахунок з типом «Звітний новий» і додатки теж як «Звітний новий», при цьому в них використовуєте ознаки «0/1» у графі 25 для несумових/сумових виправлень до граничного строку; якщо строк уже минув — подаєте тип «Уточнюючий» і у ФІЗ-Д1 для сумових виправлень застосовуєте саме КТН «2/3» у графі 9, як прямо прописано в Порядку №4, де вказано, що у разі помилки і в сумах, і в реквізитах за один період потрібно формувати окремі уточнюючі Розрахунки: один для реквізитів (ознаки 0/1), другий — для сумових показників (КТН 2, 3). Частою причиною помилки у квитанції №2 є невідповідність типів: наприклад, Розрахунок «Звітний», а додаток — «Уточнюючий», або в полі «Період» додатка вказано не той квартал/місяць, що у шапці Розрахунку.

5. Типові технічні помилки, що можуть спричиняти відмову. Для ФІЗ-Д1 необхідно правильно заповнити: графу 06 — статтю (для ФОПів раніше були технічні збої при введенні букв, тому доцільно вказувати «Ж»/«Ч» у форматі, який приймає програма, або 0/1 відповідно до інструкції програмного забезпечення, якщо ПФУ/ДПС про це окремо повідомили), графу 08 — код застрахованої особи згідно з додатком 1 до Порядку №4, графу 21 — ознаку основного місця роботи, а в графі 10 — період у форматі мм.рррр, який відповідає місяцю донарахування; у ФІЗ-4ДФ необхідно, щоб у рядку 2 (період) були коректно вказані рік, квартал, номер місяця в кварталі і номер Розрахунку, який збігається з номером у шапці Розрахунку. Невідповідність цих реквізитів, а також неправильна кількість додатків, зазначена в рядку 06 Розрахунку, часто спричиняє відмову із загальною помилкою, хоча суми заповнені правильно.

У вашій ситуації доцільно перевірити саме узгодженість типу форми, періоду і реквізитів додатків із Розрахунком та використання КТН «2» у ФІЗ-Д1 для донарахувань за березень–червень.