Визначення дій щодо працівника без основного місця роботи

Необхідно оформити працівника за основним місцем роботи з поточної дати. Щодо минулого періоду можливі два підходи: безпечний — донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску, або відстоювати позицію, що підстав для такого донарахування не було, оскільки працівник не визначив це місце роботи як основне.

Робота за сумісництвом передбачає виконання працівником іншої оплачуваної роботи у вільний від основної роботи час (КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, ст. 102-1). Якщо працівник звільнився з основного місця роботи, він повинен визначити нове основне місце роботи шляхом подання відповідної заяви. Відповідно до Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17 (п. 12 ч. 1 ст. 1) основне місце роботи визначається саме за заявою працівника, а роботодавець не має права самостійно змінювати його статус.

Найбезпечніше оформити зміну статусу через звільнення працівника із роботи за сумісництвом та прийняття його на основне місце роботи. Для цього працівник подає заяву про звільнення із роботи за сумісництвом та заяву про прийняття на основне місце роботи, роботодавець видає відповідні накази, проводить остаточний розрахунок, у тому числі виплачує компенсацію за невикористану відпустку, а до фактичного допуску до роботи подає Повідомлення про прийняття працівника на роботу відповідно до ч. 4 ст. 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

Також можливе оформлення зміни статусу шляхом переведення із сумісництва на основне місце роботи на підставі заяви працівника. Порядок заповнення Додатка Д5 Податкового розрахунку дозволяє відобразити таку зміну рядком із позначкою переведення. Водночас Мінекономіки у листі від 27.08.2026 № 4701-05/90130-09 рекомендує застосовувати саме процедуру «звільнення — прийняття».

Щодо періоду з грудня 2025 року по серпень 2026 року слід враховувати, що вимога про нарахування ЄСВ не менше мінімального страхового внеску поширюється лише на доходи працівників за основним місцем роботи (Закон про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17, ч. 5 ст. 8). Для сумісників ЄСВ нараховується на фактично нараховану заробітну плату.

Обов'язок повідомити роботодавця про визначення місця роботи як основного покладено на працівника відповідно до Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1058-15#Text (п. 3-1 ч. 2 ст. 16). Роботодавець не зобов'язаний самостійно перевіряти, чи має працівник інше основне місце роботи.

Якщо підприємство обирає безпечний варіант, можна донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску за кожен місяць із грудня 2025 року по серпень 2026 року, сплатити суму донарахування, пеню відповідно до ч. 2 ст. 25 Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17 та штраф, передбачений п. 3 ч. 11 ст. 25 цього Закону, після чого подати уточнюючий Податковий розрахунок із уточнюючими Додатками Д1 за відповідні квартали. При цьому мінімальний страховий внесок становив:

за грудень 2025 року — 1 760 грн (8 000 грн × 22 %);
за січень — серпень 2026 року — 1 902,34 грн (8 647 грн × 22 %).
Якщо підприємство вирішить відстоювати формальну позицію, можна не здійснювати донарахування за минулі періоди. Підставою є те, що працівник не подавав заяву про визначення цього місця роботи як основного, тому роботодавець правомірно нараховував ЄСВ як із доходу працівника-сумісника відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17. Невиконання обов'язку щодо повідомлення роботодавця про основне місце роботи є порушенням з боку самого працівника відповідно до п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1058-15#Text. У такому разі мінімальний страховий внесок нараховується лише починаючи з дати оформлення працівника за основним місцем роботи.

Починаючи з дати оформлення основного місця роботи, якщо працівник перебуває у трудових відносинах повний календарний місяць і його заробітна плата менша за мінімальну заробітну плату 8 647 грн, роботодавець зобов'язаний донараховувати ЄСВ до мінімального страхового внеску — 1 902,34 грн. Якщо ж оформлення відбулося не з першого календарного дня місяця, у місяці такого оформлення ЄСВ нараховується на фактичний дохід без застосування вимоги щодо мінімального страхового внеску, а починаючи з наступного повного місяця така вимога застосовується у загальному порядку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!