Наслідки прийняття накладних з неправильними реквізитами для підприємства

Видаткові накладні зі старою юридичною адресою можна приймати, а щодо ТТН - вирішальне значення має правильне зазначення фактичного пункту розвантаження. В загальному випадку в первинному докумнеті стара юридична адреса сторін сама по собі не робить документ недійсним, але в ТН адреса розвантаження (яка не обов'язково вспівпадає возагалі з юридичною адресою, старою чи новою) - є оов'язковим реквізитом, і заначення невірної адреси розвантаження актично не відображає сутність господарської операціїї, така ТТН не може підрдити витрати на перевезення і не підтврджує фактичне переміщення товару туди, куди він був насправді доставлений.

Видаткові накладні, у яких після зміни місцезнаходження підприємства зазначено стару юридичну адресу, можуть використовуватися в обліку. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ч. 2 ст. 9) та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 адреса не належить до обов’язкових реквізитів первинного документа. Обов’язковими є, зокрема, назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру, посади відповідальних осіб та їх підписи. Крім того, згідно з абз. 9 ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV неістотні недоліки у первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не перешкоджають ідентифікації учасників операції, її дати, змісту та обсягу. Тому зазначення старої юридичної адреси за наявності правильного найменування підприємства та коду ЄДРПОУ не створює підстав для невизнання такого документа.

Під час податкової перевірки сама по собі неактуальна юридична адреса у видатковій накладній не є достатньою підставою для невизнання господарської операції, витрат чи податкового кредиту.

Щодо товарно-транспортної накладної ситуація інша. Відповідно до Закону України «Про автомобільний транспорт» https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14 (ст. 48) та Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні, наказ Мінтрансу № 363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98, ТТН повинна містити обов’язкові реквізити, зокрема пункти навантаження та розвантаження. Юридичних адрес ТТН взагалі не містить. Якщо контрагент зазначає стару юридичну адресу лише як додатковий реквізит сторони (добровільно, як додаткові відомості, що не передбачені чинною формою), але при цьому правильно визначено вантажовідправника, вантажоодержувача та їх код ЄДРПОУ, та пункти навантаження та розвантаження, така неточність має формальний характер.

Водночас неправильне зазначення пункту розвантаження, коли фактичне місце доставки вже змінилося, є істотним недоліком, оскільки документ не відповідатиме фактичному маршруту перевезення. Під час податкової перевірки це може стати підставою для сумнівів щодо документального підтвердження фактичного переміщення товару та потребуватиме додаткового підтвердження реальності господарської операції іншими первинними документами.

Для того щоб контрагенти надалі правильно оформляли документи, щодо ТТН доцільно посилатися на ст. 48 Закону України «Про автомобільний транспорт» https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14 та Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні, наказ Мінтрансу № 363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98, які передбачають зазначення правильних пунктів навантаження та розвантаження як обов’язкових реквізитів ТТН.

Щодо інших первинних документів і договорів підставою для використання актуальних реквізитів є Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, зокрема ст. 526, яка встановлює обов’язок належного виконання зобов’язань відповідно до умов договору. Якщо підприємство належним чином повідомило контрагентів про зміну місцезнаходження, подальше використання застарілих реквізитів не відповідає умовам документообігу між сторонами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!