Виправлення помилок у звіті 4ДФ: уточнюючий звіт чи новий

Помилку слід виправати через уточнюючий 4ДФ за липень, додатково показавши в ньому всю суму липневих нарахувань (зарплата + відпускні за липень і серпень) одним рядком; штрафу за таке виправлення не має бути, оскільки суми ПДФО і ВЗ не змінюються. Показувати у 4ДФ за серпень відпускні, фактично нараховані в липні, — неправильно і призводить до невідповідності даних ДПС про період нарахування доходу, хоча прямого штрафу саме за таку ситуацію не передбачено, якщо податкові зобов’язання не спотворені.

Обґрунтування

1. Як у принципі відображають відпускні в 4ДФ. Для працівників зарплата, відпускні й лікарняні в додатку 4ДФ показуються з однаковою ознакою доходу «101» і без «розбивки» за місяцями, тобто всі суми, нараховані в певному місяці, відображають одним рядком у 4ДФ за цей місяць, незалежно від того, за який період вони нараховані, що прямо випливає з правил заповнення додатка 4ДФ, затверджених наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (Порядок №4).

2. Який саме у вас збій. У липні ви мали:

   • нарахувати зарплату за відпрацьовані дні липня;
   • нарахувати відпускні за липень;
   • нарахувати відпускні за серпень.
     У 4ДФ за липень мали показати всю суму липневого нарахування (зарплата + усі відпускні, включно із серпневими) одним рядком. Фактично ж у звіті за липень відображено не весь дохід місяця, що є помилкою у сумі нарахованого доходу (графи 3а/3).

3. Чому правильний шлях — уточнюючий 4ДФ за липень.

   • Відображати в 4ДФ за серпень дохід, який фактично нараховано в липні, суперечить правилу, за яким дохід відображається у тому періоді, в якому його нараховано, а не за який він «припадає» (це правило прямо сформульовано щодо зарплати й застосовується і до відпускних у пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку №4).
   • Уточнюючий розрахунок подається за формою, чинною на дату подання, відповідно до п. 50.1 Податкового кодексу України, і в ньому ви виправляєте саме липневий період.
   • Технічно у додатку 4ДФ до уточнюючого Розрахунку слід:
     • повторити помилковий липневий рядок із ознакою «1» у графі 10 (на виключення);
     • ввести правильний рядок із ознакою «0» у графі 10, де в графах 3а/3 буде загальна липнева сума (зарплата + усі відпускні), а суми ПДФО і ВЗ залишаться тими ж, що фактично були утримані та сплачені.

4. Чи буде штраф при поданні уточнюючого 4ДФ.

   • Штраф 1020/2040 грн за п. 119.1 ПКУ застосовують лише якщо неподання/несвоєчасне подання/подання не в повному обсязі чи з помилками призвело до зменшення або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку.
   • Виправлення помилки тільки в сумі нарахованого/виплаченого доходу (графи 3а, 3) без зміни сум ПДФО і ВЗ не змінює податкові зобов’язання і не змінює платника, тож штраф за п. 119.1 ПКУ не застосовується — це прямо зазначено в узагальненнях щодо безштрафних помилок у 4ДФ.
   • За вашого сценарію (донарахувати в липні лише «доходи» в 4ДФ, не чіпаючи ПДФО/ВЗ) ризику штрафу саме за уточнення немає, якщо податки були правильно нараховані і сплачені в липні.

5. Що буде, якщо не уточнювати липень, а показати серпневі відпускні у 4ДФ за серпень.

   • У реєстрі ДПС дохід, нарахований у липні, опиниться формально в серпневому періоді, хоча бухгалтерський і податковий облік нарахування здійснено в липні; це суперечить логіці Порядку №4 щодо періоду відображення нарахувань.
   • Формально це помилка в періоді відображення доходу, однак якщо загальна сума доходу за рік та суми ПДФО/ВЗ по людині не спотворені, а доходи «не випадають» із реєстру, підстав для штрафу за п. 119.1 ПКУ досить складно довести.
   • Однак така практика створює ризики:
     • некоректні дані про дати/періоди нарахувань у ДРФО, що може впливати на подальші перерахунки, звірки, можливі перевірки;
     • при виявленні податківцями невідповідності періодів нарахування вони можуть кваліфікувати це як подання відомостей «з помилками», які потенційно впливають на контроль податкових зобов’язань, і наполягати на коригуванні через уточнюючий липневий розрахунок.

Коректне й безпечне рішення — виправити липень уточнюючим 4ДФ, довідково не змінюючи сум ПДФО та ВЗ.