Можливість формування одного акта оренди на кілька транспортних засобів

Так, можна складати один акт на місяць на загальну суму орендної плати по всіх авто, якщо в акті буде деталізація по кожному договору і це прямо передбачено в договорах оренди чи окремій угоді до них.

Обґрунтування

1. Один акт можливий, головне — щоб це був належний первинний документ. Згідно зі ст. 9 Закону №996-XIV про бухоблік, господарські операції відображають у обліку на підставі первинних документів, які містять обов’язкові реквізити та відомості про зміст і обсяг операції. Один зведений акт за місяць з розбивкою по кожному авто і договору цю вимогу виконує.

2. Щомісячні акти не обов’язково підписувати окремо за кожним договором. Закон не вимагає окремого акта на кожен об’єкт. Можна оформити один зведений акт на всі орендовані авто за місяць, якщо в ньому будуть: посилання на кожен договір, ідентифікація кожного транспортного засобу, період оренди та сума плати по кожному авто, підсумкова сума. Документ має містити всі реквізити первинного документа за ст. 9 Закону №996-XIV.

3. Бажано закріпити порядок оформлення акта в договорах. Щоб уникнути спорів, у договорах оренди (або додаткових угодах) варто передбачити, що: орендодавець і орендар щомісячно оформлюють один зведений акт на всі ТЗ, що орендуються; акт підтверджує нарахування орендної плати за всіма договорами; акт підписується сторонами або складається в односторонньому порядку з механізмом «мовчазного погодження» за аналогією з підходом до довгострокової оренди, який відповідає вимогам ст. 9 Закону про бухоблік.

4. Для податків цього достатньо за умови коректного обліку. Нарахування витрат та оподатковуваного доходу фізичної особи-орендодавця (ПДФО 18 % і військовий збір 5 %) здійснюється на підставі такого зведеного акта, який фіксує суму орендної плати за місяць по кожному договору, що відповідає вимогам Закону №996-XIV до первинних документів.

Один зведений акт на місяць з детальним розшифруванням по кожному авто і договору є допустимим і коректним рішенням, якщо цей порядок закріплено в договірних відносинах і дотримані вимоги до первинних документів.