Повернення коштів за оплату КЕП: нюанси для підприємства-ЄП

Повернення коштів оформлюється як компенсація витрат за договором доручення (або заявою фізособи) з долученням оригіналу банківської квитанції. У платіжному дорученні посилатися на ПКУ не потрібно — банк орієнтується на суть цивільно-правової операції та первинні документи. Для підприємства на єдиному податку ця сума не є доходом, оскільки це кредиторська заборгованість, а не фінансова допомога, і загальний 3-річний строк позовної давності ще не минув.

Документальне оформлення: Оскільки платником виступила особа, яка не є працівником підприємства, видати авансовий звіт вона не може. Відносини регулюються нормами цивільного законодавства:

1. За нормами Цивільного кодексу України, ст. 528 та ст. 1000, 1007 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4725 фізособа виконала платіжне зобов’язання як повірений (за дорученням підприємства), а підприємство зобов’язане відшкодувати фактично понесені витрати.
2. Фізична особа подає заяву про відшкодування понесених витрат на ім'я керівника, до якої додається оригінал/квитанція термінала (де вже зазначені реквізити підприємства) та реквізити власного рахунку (IBAN). Бажано також скласти письмовий договір доручення (або акт про компенсацію витрат).
3. Керівник видає наказ про компенсацію витрат, понесених фізособою в інтересах підприємства.

Призначення платежу (посилання на ПКУ): Посилатися на пункт Податкового кодексу України (ПКУ) у платіжній інструкції не потрібно і безпідставно. Банківський фінмоніторинг керується Законом України «Про платіжні послуги» та внутрішніми правилами оцінки ризиків, а не статтями ПКУ.

Щоб банк не зупинив платіж, призначення має чітко розкривати суть господарської операції та містити посилання на первинний документ: Приклад призначення платежу: «Компенсація витрат на придбання КЕП для підприємства згідно із заявою від 00.00.2026 р. та наказом № ___ від 00.00.2026 р., без ПДВ»

За запитом фінмоніторингу банку надаються: наказ керівника, заява фізособи, договір або рахунок на КЕП та квитанція про сплату через термінал.

Чи є це доходом платника єдиного податку після 1 року? Ні, доходу у підприємства не виникає.

Це не поворотна фінансова допомога (ПФД):

• Згідно з Податковим кодексом України, п.п. 14.1.257 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256, поворотна фінансова допомога — це сума коштів, що надійшла на рахунок або в касу платника податків. У вашому випадку кошти підприємству не надходили — третя особа безпосередньо оплатила рахунок постачальника послуг. Відтак норма Податкового кодексу України, п.п. 3 п. 292.11 ст. 292 (про включення до доходу неповернутої протягом 12 місяців ПФД) до цієї операції не застосовується.
• Правова природа суми — кредиторська заборгованість:
  
  • В обліку підприємства операція відображається за кредитом рахунку 685 «Розрахунки з іншими дебіторами і кредиторами».
• Строк позовної давності:
  
  • Згідно з Податковим кодексом України, п. 292.3 та п. 292.6 ст. 292, до складу доходу платника ЄП третьої групи включається лише сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, і виключно за умови, що юридична особа є платником ПДВ.
  • Відповідно до Цивільного кодексу України, ст. 257, загальний строк позовної давності становить 3 роки. Оскільки з моменту оплати минув лише 1 рік, строк давності не сплив, підстав визнавати дохід немає незалежно від того, чи є підприємство платником ПДВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!