Витрати на пальне: чи можна врахувати доставку авто водія

Так, вартість пального на поїздки «дім водія – офіс – дім» можна відносити на витрати як господарські, але лише за умови, що це прямо оформлено внутрішніми документами і підтверджено маршрутами в подорожніх листах; без такого оформлення податківці можуть визнати ці поїздки особистими і пальне – додатковим благом.

Обґрунтування

1. Коли поїздка «дім – офіс – дім» вважається господарською. За загальним підходом поїздки працівника з дому на роботу не є господарською діяльністю, і витрати пального за такими поїздками розглядають як додаткове благо працівника з оподаткуванням за пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. Щоб ці поїздки визнати службовими, слід зафіксувати, що робота водія має роз’їзний характер, а його робочий день починається з виїзду з місця стоянки (адреси проживання), де авто зберігається в інтересах підприємства.

2. Які документи оформити, щоб пальне на «дім – офіс» стало господарським. Потрібно:

   • Наказ керівника про порядок експлуатації орендованого авто:
     • закріпити автомобіль за конкретним водієм;
     • визначити офіційне місце стоянки в неробочий час (адреса проживання водія) з обґрунтуванням виробничої необхідності;
     • встановити роз’їзний характер роботи водія і початок/закінчення робочого дня з місця стоянки.
   • Посадову інструкцію водія-експедитора з роз’їзним характером робіт і обов’язком забезпечувати збереження авто за місцем проживання.
   • Положення/порядок використання службового транспорту з цими правилами.
     За наявності таких документів пальне на маршруті «дім – офіс – дім» пов’язується з виконанням трудових функцій, а не з особистими поїздками, що відповідає вимогам ст. 9 Закону № 996-XIV щодо змісту господарської операції у первинних документах.

3. Як правильно оформляти подорожні листи та показники спідометра. Навіть якщо складаєте один подорожній лист на місяць, він повинен містити щоденні дані:

   • маршрут кожної поїздки (у тому числі «адреса проживання водія – офіс – клієнти – офіс – адреса проживання»);
   • мету поїздки (доставка товару, завезення документів тощо);
   • показники спідометра на початок і кінець кожного дня, щоденний пробіг;
   • дані про витрачене паливо за день.
     Така деталізація підтверджує зв’язок витрат пального з госпдіяльністю; відсутність маршруту і мети створює високий ризик визнання поїздок негосподарськими і кваліфікації витрат пального як додаткового блага за п. 164.2.17 ПКУ та донарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

4. Як діяти, якщо не хочете визнавати «дім – офіс» службовим маршрутом. У такому разі пробіг від дому до офісу і назад формально не повинен включатися до подорожнього листа і не може списуватися як витрати підприємства. Показники спідометра тоді фіксують:

   • на початок першої службової поїздки від офісу;
   • на кінець останньої службової поїздки при поверненні до офісу;
     різниця між показниками вдома та в офісі фактично лишається поза службовим пробігом і пальне за ці кілометри підприємство не має права списувати на витрати, щоб уникнути визнання додаткового блага і компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

За наявності наказу про стоянку авто в працівника, роз’їзного характеру робіт і детально заповнених маршрутів у подорожніх листах списання пального на «дім – офіс – дім» є обґрунтованим як господарська витрата.